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Kaffeepausen waren schon immer ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur. Ein kurzer Plausch im Pausenraum, eine ungezwungene Unterhaltung an der Kaffeemaschine und schon ist man besserer Laune.

Vor Ort im Büro sind Kaffeepausen meist spontan – man geht am Schreibtisch eines Kollegen vorbei, oder trifft sich zufällig auf dem Flur. Diese Spontanität entfällt, wenn Mitarbeitenden regelmäßig im Homeoffice arbeiten. Stattdessen müssen wir uns bewusst darum bemühen, mit unseren Kollegen in Kontakt zu treten.

Für Sid Sijbrandij, Mitgründer und CEO von GitLab, einem „remote only“ Unternehmen mit Mitarbeitern in 39 Ländern, sind virtuelle Kaffeepausen ein Muss. Nur so entstehen persönliche Beziehungen zwischen Mitarbeitenden, die das Fundament einer guten Unternehmenskultur bilden.

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Was ist eine virtuelle Kaffeepause?

Eine virtuelle Kaffeepause ist ein ungezwungenes Treffen zwischen zwei oder mehreren KollegInnen, das meist als Videokonferenz stattfindet. Seitdem pandemiebedingt immer mehr Menschen flexibel zwischen Homeoffice und Büro pendeln, hat diese Form der zwanglosen Vernetzung deutlich an Beliebtheit gewonnen.

Warum sind virtuelle Kaffeepausen gerade jetzt so wichtig?

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Hybride Organisationsmodelle sind auf dem Vormarsch. Der flexible Mix aus Office und Homeoffice erfordert dabei neue Formen der Kollaboration, des Wissensaustausches und der Vernetzung. Viele Rituale, die sich über Jahrzehnte in Unternehmen etabliert haben, müssen vollkommen neu gedacht werden. Virtuelle Kaffeepausen sind ein bedeutender Baustein dieses neuen Setups. Die Vorteile liegen auf der Hand:

Wohlbefinden steigern: Genau wie Kaffeepausen im Büro, heben ungezwungene Treffen die Laune und sorgen für eine bessere Stimmung im Unternehmen. Man kommt auf andere Gedanken, schaltet für eine Weile ab und lernt ganz nebenbei neue Leute kennen.

Abteilungsübergreifenden Austausch fördern: Im Büro finden Kaffeepausen häufig in immer gleichbleibenden Gruppen statt. Die virtuelle Variante eröffnet ganz neue Möglichkeiten. Da räumliche Barrieren in der virtuellen Welt keine Rolle mehr spielen, lässt sich problemlos ein standort- und sogar länderübergreifender Austausch realisieren. Positiver Nebeneffekt ist, dass dadurch automatisch Silos aufgebrochen werden und Verbindungen zwischen Menschen entstehen, die sonst kaum Berührungspunkte haben.

Wir-Gefühl stärken: Da der Bürokomplex als räumlicher Fix- und Identifizierungspunkt wegfällt, nehmen Mitarbeitende und ihre Beziehungen diesen Platz ein. Das Aufrechthalten des Team-Spirits wird eine der zentralen Herausforderungen in hybriden Arbeitsmodellen sein.

Isolation vermeiden: Trotz ständiger Verfügbarkeit und unzähligen Videokonferenzen, fühlen sich viele Mitarbeitenden zunehmend isoliert. Die räumliche Distanz im Homeoffice kann schnell in sozialer Ausgrenzung münden. Laut einer Studie der BARMER und der Universität St.Gallen fühlen sich 23,5 Prozent der remote arbeitenden Beschäftigten isoliert. Soziale Kontakte sind für die psychische Gesundheit unabdingbar. Eine räumliche Trennung von Mitarbeitenden kann deshalb stark belasten. Diesen Effekt können virtuelle Kaffeepausen zumindest ein Stück weit abmildern.

Informationsfluss verbessern: Vor allem in informellen Pausen werden Informationen ausgetauscht, an die man sonst nur über Umwege kommen würde. Aus diesen Informationen und Impulsen können sich neue Ideen und Projekte entwickeln. Außerdem erhöhen sie die Transparenz und das Verständnis für Abläufe im Unternehmen.

Virtuelle Kaffeepausen organisieren

Anders als Kaffeepausen im Büro, müssen virtuelle Kaffeepausen bewusst initiiert werden. Da die wenigsten KollegInnen dies in die eigenen Hände nehmen, empfiehlt es sich, zentral eine Initiative ins Leben zu rufen. Die Schirmherrschaft liegt dabei üblicherweise bei HR oder der Internen Kommunikation. Wer auch immer das Projekt übernimmt, findet hier nützliche Tipps für die Umsetzung:

Regelmäßigkeit: Virtuelle Kaffeepausen entfallen nur dann ihre volle Wirkung, wenn sie erstes regelmäßig stattfinden und zweites über einen längeren Zeitraum angeboten werden. Dabei ist es wichtig, den Mitarbeitenden selbst die Wahl zu geben, wann und wie häufig sie teilnehmen möchten. Neue Mitarbeitende haben im Zweifelsfall einen größeren Bedarf sich zu vernetzen als Personen, die schon lange im Unternehmen sind.

Technische Unterstützung: Es gibt eine Reihe von Tools, die die Durchführung von virtuellen Kaffeepausen automatisieren. Denn ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl, lassen sich die Termine kaum noch per Hand koordinieren. Tools wie Workdate übernehmen die komplette Organisation von virtuellen Kaffeepausen. Von der Anmeldung der Mitarbeiter, über Matching der Gruppen bis hin zur automatischen Terminkoordination. Nach einmaligem Setup tendiert der Arbeitsaufwand damit gegen Null.

Zufälligkeit: Im Idealfall finden virtuelle Kaffeepausen mit zufällig zugelosten KollegInnen statt. Das erhöht zum einen den Reiz mitzumachen („Vielleicht treffe ich ja den Geschäftsführer?“). Zum anderen vermeidet man dadurch Bedenken, dass bestimmte Konstellation explizit vom Management gewünscht werden.

Freier Dialog oder vorgegebene Themen: Vorab sollte man sich überlegen, ob man den KollegInnen bestimmte Themen für ihre virtuellen Kaffeepausen mitgeben will. Dabei kann es sich um Dinge handeln, die aktuell im Unternehmen diskutiert werden (sollen), z.B. Zukunft der Arbeit oder Digitalisierung. Alternativ lässt man dem Zufall freien Lauf und lässt die Teilnehmenden selbst bestimmen, worüber sie sprechen möchten. In diesem Fall kann mit Ice-Breaker-Fragen gearbeitet werden, falls das Gespräch nicht von allein Fahrt aufnimmt.

Gruppengröße: Virtuelle Kaffeepausen können entweder zu zweit oder in Gruppen stattfinden. Beide Formate haben ihre Vor- und Nachteile. Letztendlich ist es eine Sache der individuellen Präferenz. Am besten lasst ihr jeden Teilnehmenden selbst entscheiden, ob er oder sie sich lieber zu zweit oder mit mehreren Personen virtuell austauschen möchte.

Fazit

Virtuelle Kaffeepausen haben nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie stark an Beliebtheit gewonnen. In 2020 nutzen nur knapp 50, meist globale, Unternehmen unser Mitarbeiter-Vernetzungs-Tool. Ende 2021 sind es bereits mehr als 500. Hybrides Arbeiten bedeutet nämlich auch für kleinere Unternehmen, dass Vernetzung und Wissenstransfer aktiv gefördert werden müssen und nicht mehr wie früher „automatisch“ passieren. Eine vermeidlich kleine Maßnahme wie virtuelle Kaffeepausen, kann einen großen Impact auf die Unternehmenskultur haben und sollte von jedem Unternehmen zumindest in Erwägung gezogen werden.

Virtuelle Kaffeepausen mit Workdate

Zufällige Begegnungen am Kaffeeautomaten, gemeinsame Mittagspausen in der Kantine oder kurze Gespräche auf dem Flur – all das fällt zuzeit weg. Helft euren Mitarbeitenden dabei, den persönlichen Kontakt zu KollegInnen aufrechtzuerhalten – zumindest virtuell. Workdate wählt Teilnehmende nach dem Zufallsprinzip aus und organisiert virtuelle Kaffeepausen via Microsoft Teams, Zoom, Google Meet oder WebEx.

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