Mitarbeiter zurück ins Büro holen

Viele Unternehmen stellen sich aktuell die Frage, ob und wie sie ihre Mitarbeiter*innen wieder zurück ins Büro holen sollen. In diesem Beitrage beleuchten wir dieses Thema und geben praktische Tipps.

Einer Prognose der Unternehmensberatung McKinsey zufolge, könnte damit bald jeder dritte physische Arbeitsplatz überflüssig werden. Ein aktueller Kommentar im Handelsblatt spricht davon, dass bei großen Unternehmen wie Siemens oder der Allianz derzeit nur 15 – 20 Prozent der Büroflächen genutzt werden.

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Die Coronakrise hat auch den Arbeitgebern gezeigt, dass die Arbeit in den heimischen vier Wänden oft besser funktioniert als zunächst angenommen. Manche Studien gehen davon aus, dass sich mehr als 80 Prozent der Arbeitnehmer*innen ein Hybrid-Konzept gut vorstellen können. Sie arbeiten entweder aus dem Home-Office, beziehungsweise via Remote Work, oder im Büro beim Arbeitgeber.

Eine Entwicklung, die vorwiegend von jenen begrüßt werden dürfte, die sich in der Rushhour des Lebens befinden. Die 30- bis 45-Jährigen, die durch Kindern und Job gleich doppelt gefordert sind. Sie könnten Beruf und Familie und künftig besser unter einen Hut bringen – dem Home-Office und Remote-Work sei Dank. Sogar die Fehlzeiten scheinen im Home-Office geringer zu sein als vor Ort.

Ausgerechnet für die jüngere Generation ist das Arbeiten von zu Hause dagegen eine echte Herausforderung, wie Monster gemeinsam mit der YouGov Deutschland GmbH herausgefunden hat. Das Karriereportal hat verschiedene Altersgruppen zum Thema Remote Work befragt. Es kam heraus, dass Jüngere oft alleine und nicht mit einer Familie leben und in den Wochen und Zeiten von Home-Office und Remote-Work eine gewisse Isolations-Erfahrung gemacht haben.

**Mitarbeiter*innen zurückholen: Ja oder Nein?**

Die Art und Weise wie wir arbeiten wird nie wieder so sein wie vor Corona. Nachdem die Menschen die Vorzüge von Remote Work kennengelernt haben, ist es unwahrscheinlich, dass sie in Zukunft gänzlich darauf verzichten wollen.

In Zukunft werden Unternehmen es sich nicht leisten können, auf die Option hybride Arbeit zu verzichten. Die Möglichkeit zur hybriden Arbeit ist schon heute für viele Arbeitnehmer ein klares Auswahlkriterium. Die internationale Studie “Work Reimagined 2021” von EY kommt zum Ergebnis, dass 54 % der befragten Mitarbeiter sogar bereit wären, den Job wechseln, wenn sie Arbeitsort und -zeit in Zukunft nicht flexibel wählen dürfen.

Die Frage, ob Du Deine Mitarbeiter*innen zurückholen solltest, ist also nicht ganz eindeutig zu beantworten. Um der Sache, wie es für Dein Unternehmen am ehesten aussehen könnte, ein Stück näherzukommen, stellst Du Deinen Mitarbeiter*innen diese Frage also am besten selbst. Das könntest Du als offene Frage in einem Meeting tun oder Du nutzt die Vorteile einer anonymen Befragung. Die Antworten werden hilfreiche Anregungen enthalten, mit denen Du schließlich überlegen kannst, wie Du Deine Mitarbeiter*innen für die Zukunft der Arbeit bestmöglich unterstützen kannst.

Konkrete Maßnahmen und Beispiele aus anderen Unternehmen

Gehen wir mal davon aus, dass sich Sichtweisen und Maßnahmen anderer Unternehmen auch auf Dein Unternehmen übertragen lassen. Die durch die Pandemie stark verändernde Arbeitswelt ist für alle neu. Die perfekten Lösungen, die überall und für jeden auf Anhieb gut funktionieren, wird es nicht geben. Du könntest Dir also die Daten aus Deiner Befragung ansehen und die Anforderungen mit bereits existierenden Lösungen abgleichen. Es sind bestimmt Maßnahmen dabei, die auch in Deinem Unternehmen funktionieren könnten.

Hier kommen einige Ideen für Maßnahmen, wie sie in anderen Unternehmen bereits eingesetzt werden:

Prioritäten für bestimmte (Risiko-) Gruppen

Für den Moment sind Unternehmen gut beraten, eine Priorisierung zu schaffen, die bestimmte Gruppen von Arbeitnehmer*innen früher wieder ins Büro zurückholt. Das könnten Mitarbeiter*innen mit fehlendem Home-Office, schlechter Internetverbindung, Büroausstattung oder kleinen Kindern sein. Auch die Bedürfnisse von Mitarbeiter*innen mit psychischen Erkrankungen, die durch die Pandemie deutlich zugenommen haben, sollte berücksichtigt werden. Immerhin bleibt es dabei, dass es einigen Menschen leichter fällt als anderen, im Home-Office oder remote zu arbeiten. Ungleichheiten sind dabei natürlich unbedingt zu vermeiden.

Agilität und Flexibilität

Etliche Unternehmen nutzen aus Abstand- und Sicherheitsgründen nach wie vor nur 50 % ihrer Büroflächen aus. Gleichzeitig ermöglichen Unternehmen wie die Deutsche Bank oder BASF ihren Mitarbeiter*innen entweder eine feste Anzahl an Tagen, die sie im Home-Office arbeiten dürfen, oder stellen ihnen direkt komplett frei, wie oft sie von wo auch immer aus arbeiten können. Hierdurch ergibt sich eine hohe Flexibilität, eine echte Chance für jedes Unternehmen. Mitarbeiter*innen könnten im Tages- oder Wochenwechsel wahlweise Remote oder vor Ort im Büro arbeiten. Ändert sich kurzfristig der Plan, zum Beispiel wegen der familiären (Betreuungs-)Situation eines Mitarbeiters, kannst Du trotzdem weiterhin agil bleiben. Ausreichend Schreibtische sollten jedenfalls verfügbar sein.
Und so extrem, wie Nike, das seine Büros in den USA kürzlich gleich für eine ganze Woche geschlossen hat, muss es ja nicht sein. Mit dieser “Mental Health Break” wollte der Sportartikelhersteller seinen Mitarbeiter*innen eine außerplanmäßige Erholung ermöglichen.

Sicherheit vor Ort

Wir befinden uns in einer Übergangsphase, in der noch nicht jeder für sich entschieden hat, welche Arbeitsform für ihn in Zukunft die beste sein wird. Auch die Lebensentwürfe Deiner Mitarbeiter sind ständig im Wandel. Die Sicherheit am Arbeitsplatz spielt dabei in jedem Fall eine Rolle. Man darf wohl erwarten, dass bestimmte, durch die Pandemie erlernte, Verhaltensweisen uns dauerhaft begleiten werden. Hinweise zu Abständen durch Markierungen, die Gestaltung von Großraumbüros, regulierte Zugangsberechtigungen, Hygieneregeln oder die Begrenzung der Personenzahl in Räumen ohne Belüftungsmöglichkeiten sind nur einige Beispiele für Veränderungen, die gekommen sind, um zu bleiben.

Je sicherer Deine Mitarbeiter*innen sich in im Büro fühlen, desto eher werden sie die Räume auch gerne benutzen. Es wird noch für lange Zeit Menschen geben, für die es keine weitere Überzeugungsarbeit braucht, um jeden Tag ins Büro zu gehen. Sie sind fest von den Vorteilen überzeugt. Andere wollen demnächst ausschließlich Remote arbeiten. Und dann gibt es diejenigen, die sich nicht sicher sind, weil sie zum Beispiel zu geringe Abstände befürchten. Insbesondere diese Mitarbeiter*innen solltest Du mit Sicherheitsmaßnahmen unterstützen.

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