Onboarding: Was ist das?

Onboarding bezeichnet den Prozess, der neue Mitarbeitende in das Unternehmen einführt. Ziel ist ein guter Start, der schnellstmöglich produktive Arbeit ermöglicht. Es geht jedoch nicht nur um die Vermittlung der nötigen Fähigkeiten. Vielmehr steht auch die Vermittlung der Unternehmenskultur sowie die Integration in Unternehmensstrukturen im Mittelpunkt. Ein gutes Onboarding-Programm trägt dazu bei, dass neue Mitarbeitende sich schnell wohlfühlen und eine langfristige Bindung zum Unternehmen aufbauen.

Grundlage für Erfolg und Mitarbeiterbindung

Mitarbeitende, die sich wohlfühlen, sind tendenziell motivierter als solche, die es nicht tun. Diese Tatsache trägt zur Produktivität bei. Gleichzeitig erhöht sich die Wahrscheinlichkeit einer langfristigen Bindung ans Unternehmen. Ein effektives Onboarding steigert demnach nicht nur den Erfolg des Unternehmens, sondern auch die Bindung der Mitarbeitenden ans Unternehmen. Gerade vor dem Hintergrund des vorherrschenden Fach- und Arbeitskräftemangels in Deutschland, ist das ein wichtiger Aspekt. Hinzukommt ein weiterer, oft unterschätzter Aspekt: Eine schwache Retention steigert das Risiko für Fluktuation im Unternehmen.

Dabei ist kaum etwas im Personalwesen teurer als eine unbesetzte Stelle. Erst kürzlich rechnete das Handelsblatt mit Daten einer StepStone-Studie vor, mit welchen Kosten Arbeitgeber – je nach Anforderung an eine Stelle – rechnen müssen. Bis zu 130.000 Euro werden für Jobs aus dem Finanzwesen wie Buchhalter, Finanzberater oder Controller fällig. Für nur eine unbesetzte Stelle, wohlgemerkt! Dass meist mehr als nur eine Stelle unbesetzt ist, dürfte klar sein. Der Blick in die Zahlen der Bundesagentur für Arbeit zeigt weiterhin, wie lange Arbeitsstellen in Deutschland aktuell offenbleiben.

Die Phasen beim Onboarding

Ein moderner Onboarding-Prozess zeichnet sich durch eine gezielte, individuelle und technologiegestützte Herangehensweise aus. Wir zeigen hier beispielhaft die Phasen, die ein neuer Mitarbeitender typischerweise durchläuft. Je nach Unternehmen sehen diese Phasen unterschiedlich individuell aus.

1. Vorabinformationen und Vorbereitung: Bevor der neue Mitarbeitende seinen ersten Arbeitstag hat, erhält er relevante Informationen. Etwa einen Willkommensbrief, einen digitalen Handbuchzugriff oder ein Einführungsvideo. Außerdem werden administrative Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen und das Einrichten von IT-Konten im Voraus erledigt. Im besten Fall erhalten neue Mitarbeitende in dieser Phase auch einen konkreten Ansprechpartner, der sie bei allen Fragen unterstützt.
   
2. Willkommenstag und Einführung: Am ersten Arbeitstag erhalten neue Mitarbeitende eine offizielle Begrüßung von HR und direkten Vorgesetzten. Sie erhalten darüber hinaus Informationen zur Firmenkultur, Werte, Mission und Vision und treffen auf Schlüsselpersonen im Unternehmen. Ein Rundgang durch das Büro oder den Arbeitsplatz sowie eine Einführung in die Arbeitsumgebung und IT-Systeme sind ebenfalls sinnvoll.
   
3. Unternehmenseinführung: In dieser Phase wird neuen Mitarbeitenden ein umfassendes Verständnis des Unternehmens vermittelt. Er erhält Informationen zu verschiedenen Abteilungen, Geschäftsbereichen und Abläufen. Dies kann durch Einführungspräsentationen, Gespräche mit Vertretern verschiedener Abteilungen oder das Durchlaufen von Lernmodulen erfolgen.
   
4. Teamintegration und Kennenlernen: Neue Mitarbeitende lernen, das ihnen zugewiesene Team kennen. Sie treffen die Teammitglieder, nehmen an Team-Meetings teil und erhalten detaillierte Informationen über die Aufgabenverteilung, Arbeitsprozesse und Rollenerwartungen. Dies hilft bei der Integration ins Team und schafft die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit.
   
5. Rollenspezifische Schulung und Einarbeitung: In dieser Phase wird neuen Mitarbeitenden spezifisches Wissen für ihre Rolle und Aufgaben vermittelt. Sie erhalten Schulungen, nehmen an Workshops und Schulungsprogrammen teil und werden von erfahrenen Kollegen oder Mentoren unterstützt. Ziel ist es, ihnen alle erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse zu vermitteln, um erfolgreich in ihrer Position arbeiten zu können.
   
6. Persönliches Wachstum und Entwicklung: Ein moderner Onboarding-Prozess umfasst auch die Förderung des persönlichen Wachstums und der beruflichen Entwicklung der neuen Mitarbeitenden. Dies kann die Vereinbarung von Entwicklungszielen, regelmäßige Feedback-Gespräche, Weiterbildungsangebote und Mentoring-Programme beinhalten. Das erlaubt neuen Mitarbeitenden, ihre Fähigkeiten und Karriereaussichten im Unternehmen weiterzuentwickeln.

Wie können Unternehmen Onboarding erfolgreich gestalten?

Es ist wichtig anzumerken, dass der Onboarding-Prozess nicht nach ein paar Wochen endet. Vielmehr handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, der über mehrere Monate hinweg stattfindet. Ein moderner Onboarding-Prozess strebt danach, die neuen Mitarbeitenden aktiv einzubinden. Er soll ihnen Unterstützung bieten, um sich schnell und effektiv in das Unternehmen sowie das Team zu integrieren.

Dass das Onboarding ein wichtiger Prozess für Unternehmen wie Mitarbeitende gleichermaßen ist, haben wir gezeigt. Doch wie können Unternehmen das Onboarding nun erfolgreich gestalten? Wir zeigen hier die wichtigsten Aspekte:

• Durchdacht und strukturiert: Zunächst einmal ist es wichtig, dass das Onboarding-Programm gut durchdacht und strukturiert ist. Es sollte alle relevanten Bereiche abdecken und den neuen Mitarbeitenden einen umfassenden Einblick in das Unternehmen geben. Dabei geht es nicht nur um die Vermittlung von Aufgaben, Abläufen und Abkürzungen. Zusätzlich spielt die Kultur des Unternehmens eine entscheidende Rolle. Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, ist eine ausführliche Einführung in die Unternehmenswerte und -philosophie. Dazu gehören regelmäßige Feedback-Gespräche während des Onboarding-Prozesses. Insgesamt gilt: Je besser das Onboarding-Programm durchdacht und strukturiert ist, desto schneller fühlen sich neue Mitarbeitende wohl. Und desto erfolgreicher verläuft ihre Integration.
  
• Personalisiert: Ein weiterer wichtiger Faktor für erfolgreiches Onboarding ist Personalisierung. Jeder Mitarbeitende hat individuelle Bedürfnisse und Erwartungen an den Job und den Arbeitgeber. Deshalb sollten Unternehmen auf jeden neuen Mitarbeitenden individuell eingehen und ihnen ein maßgeschneidertes Onboarding-Programm bieten. Auch nach dem Abschluss des Onboardings sollte der Kontakt zu den neuen Mitarbeitenden nicht abreißen. Regelmäßige Gespräche über Fortschritte und Herausforderungen sowie Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung sind essenziell. Weiterhin ist es wichtig, Perspektiven für die Laufbahn der Mitarbeitenden zu bieten.
  
• Remote Work / Hybrid Work: Während Remote Work und Hybrid Work immer mehr an Bedeutung gewinnen, ist eine Anpassung des Onboarding-Programms für diese Arbeitsmodelle besonders wichtig. Der Einsatz digitaler Tools wie Video-Calls oder Online-Trainings ist hierfür unerlässlich. (Siehe unten für mehr Informationen zu den Besonderheiten des Onboardings bei Remote oder Hybrid arbeitenden Teams und Unternehmen.)

Warum ist es wichtig, auf die Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter zu achten

Eine erfolgreiche Onboarding-Strategie ist nicht nur für die Bindung neuer Mitarbeitender wichtig. Es geht auch darum, ihre Zufriedenheit sicherzustellen. Ein gelungenes Onboarding sollte darauf abzielen, dass neue Mitarbeitende rasch in ihre Rolle hineinwachsen. Die entstehende Zufriedenheit der neuen Mitarbeitenden führt zu einer höheren Motivation und Leistungsbereitschaft. Das beeinflusst – wie oben beschrieben – den Erfolg des Unternehmens. Um herauszufinden, ob der Onboarding-Prozess erfolgreich war, sind regelmäßige Feedback-Gespräche nötig. Sie erfassen die Erwartungen des Mitarbeitenden und identifizieren Verbesserungsmöglichkeiten. Ebenso kann eine niedrige Fluktuationsrate ein Indikator für eine erfolgreiche Onboarding-Strategie sein. Es ist wichtig, auf die Bedürfnisse neuer Mitarbeitender einzugehen, um so eine gelungene Willkommenskultur zu etablieren.

Wie kann man als Arbeitgeber langfristige Bindung zu neuen Mitarbeitern herstellen und worauf sollte man dabei besonders achten?

Dass eine erfolgreiche Onboarding-Strategie der Schlüssel zu langfristiger Mitarbeiterbindung ist, haben wir bereits gesehen. Um das zu erreichen, müssen Arbeitgeber gerade in den ersten Wochen eine gute Beziehung zu ihren Mitarbeitenden aufbauen. Fundamental hierfür ist eine offene und transparente Kommunikation. Sie vermeidet Unsicherheiten und lässt frühzeitig Raum für alle Fragen. Auch Mentoring-Programme tragen dazu bei, dass sich neue Mitarbeitende schneller zurechtfinden. Weiterhin sollten Arbeitgeber regelmäßiges Feedback geben und die individuellen Stärken der Mitarbeiter fördern. Eine solche Kultur der Wertschätzung stärkt die Beziehung.

Ebenso zeitgemäß und förderlich sind Benefits wie flexible Arbeitszeiten oder Home-Office Angebote. Die Liste ließe sich endlos fortsetzen. Es gibt glücklicherweise zahlreiche Vorbilder, an denen Arbeitgeber sich orientieren können. Und nicht alles müssen Arbeitgeber heute selbst machen. Inzwischen gibt es viele gute Services, die ihnen eine Menge Arbeit abnehmen können. Etwa onyo – homoffice-as-a-Service oder voiio, ein Service, der Beruf und Privatleben ganzheitlich unterstützt. Je mehr Wert Arbeitgeber auf solche Punkte legen, desto größer ist die Chance auf eine langfristige Bindung mit neuen Mitarbeitenden.

Wie funktioniert Onboarding im Zeitalter von Remote Work und Hybrid Work?

Im Zeitalter von Remote Work und Hybrid Work ist Onboarding wichtiger denn je. Unternehmen müssen sicherstellen, dass neue Mitarbeitende sich auch aus der Ferne willkommen und gut angebunden fühlen. Hierbei sind digitale Tools wie Video-Call-Meetings oder virtuelle Rundgänge durchs Büro hilfreich. Sie vermitteln neuen Mitarbeitenden einen ersten Eindruck.
Auch ein persönlicher Willkommensgruß per Mail oder Post trägt zur Integration neuer Kollegen bei. Zudem sollten klare Kommunikationswege aufgebaut werden, damit die Neuen bei Fragen oder Problemen schnell Hilfe erhalten. Um die Kultur des Unternehmens nachhaltig zu vermitteln, eignen sich Online-Trainings oder Webinare. Damit können neue Mitarbeitende flexibel und zeitlich unabhängig geschult werden. Zumal gerade hybride Teams häufig auch asynchron arbeiten. Ein weiterer wichtiger Faktor für ein erfolgreiches Onboarding im Remote-Zeitalter ist eine offene Feedback-Kultur: Arbeitgeber sollten regelmäßig mit neuen Mitarbeitenden sprechen und ihnen aktiv Feedback geben. Nur so können eventuelle Unklarheiten frühzeitig geklärt werden und ein Gefühl von Sicherheit entstehen. Durch Personalisierung können Unternehmen individuell auf die Bedürfnisse neuer Kollegen eingehen und sie so gezielt fördern und unterstützen.
Zusätzlich sollten Unternehmen sicherstellen, dass neue Mitarbeitende auch in der virtuellen Welt gut integriert sind. Das bedeutet beispielsweise regelmäßige Online-Meetings mit dem Team oder die Einrichtung von Chat-Gruppen für den Austausch untereinander. Nicht zu unterschätzen sind dabei auch informelle Gruppen oder Formate wie Workdates. Sie erfüllen in etwa die Funktion, die im nicht-virtuellen Raum die Kaffeeküche darstellt.

Grundsätzlich ist die klare Kommunikation über Erwartungen und Ziele sowie ein transparenter Informationsfluss beim virtuellen Onboarding essenziell.

Fazit

Das Onboarding ist ein essenzieller Prozess für neue Mitarbeitende. Er entscheidet maßgeblich darüber, wie schnell sie sich im Unternehmen zurechtfinden und wohlfühlen. Das übt starken Einfluss auf die langfristige Bindung von Mitarbeitenden aus. Das Onboarding vermittelt nicht nur Fähigkeiten, sondern stellt insbesondere die Integration in die Unternehmenskultur und -struktur sicher.
Moderne Onboarding Prozesse setzen dabei auf Personalisierung, kontinuierliches Feedback und die Anpassung an Remote- und Hybrid-Work.

Frequently Asked Questions: Onboarding

Bildquellen:
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