Remote Work

Remote Onboarding – 7 Ideen für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter auf Distanz

Dominik Bernauer
7 Tipps für erfolgreiches Remote Onboarding

You never get a second chance to make a first impression. Onboarding ist mehr als nur die möglichst schnelle und effiziente Einarbeitung neuer Kolleg*innen. Für Unternehmen ist es die Gelegenheit, eine solide Basis für eine langfristige und gute Beziehung zu ihren Mitarbeiter*innen zu schaffen.

Ein guter Onboarding Prozess ist unabdingbar. Vor allem jetzt, da sich Schwachstellen virtuell nicht so gut kaschieren lassen, wie bei der Einarbeitung vor Ort 😊 Laut einer Studie der Society for Human Resource Management ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter*innen nach drei Jahren noch im Unternehmen sind, um 58 % höher, wenn sie ein strukturiertes Onboarding durchlaufen haben. Es lohnt sich also, sich ein paar Gedanken zu machen.

Dabei müssen Onboarding-Prozesse weder kompliziert noch teuer sein. Wichtig ist vielmehr, dass sich die neuen Kolleg*innen wertgeschätzt und einbezogen fühlen. Wenn es euch zudem gelingt, den ein oder anderen Wow-Moment zu erzeugen, habt ihr schon viel gewonnen! Wir möchten euch ein paar Anregungen an die Hand geben, die euer Remote Onboarding vor, am und nach dem ersten Arbeitstag zu einem vollen Erfolg werden lassen.

Remote Onboarding VOR dem ersten Arbeitstag

Idee #1 – Lasst euch Feedback geben

Bittet eure zukünftigen Kolleg*innen um Feedback zum Recruiting-Prozess. Die Erinnerung an den Prozess ist noch frisch und ihr werdet wertvollen Input bekommen. Zudem zeigt ihr, dass euch die Meinung der neuen Mitarbeiter*innen wichtig ist und es in eurem Unternehmen eine aktiv gelebte Feedback-Kultur gibt.

Idee #2 – Schickt wichtige Information vorab – aber wohldosiert

Gebt den neuen Kolleg*innen alles an die Hand, was sie vor dem ersten Arbeitstag wissen müssen. Schickt ihnen eine E-Mail, in der ihr den Onboarding-Prozess skizziert, sowie Einblicke in den ersten Tag gebt. Überladet diese Nachricht aber nicht. Nicht alle Formalitäten müssen direkt am ersten Arbeitstag erledigt werden. Und ein wenig Spannung darf ja auch sein.

Tipp: Bietet euren neuen Mitarbeiter*innen eine Session mit der IT-Abteilung an. Ein frühzeitiges Intro in die Unternehmenssysteme, Kommunikationskanäle und Video-Tools spart später viel Zeit und gibt dem neuen Kollegen die Möglichkeit, sich in Ruhe mit den technischen Dingen vertraut zu machen.

Idee #3 – Ein Buddy erleichtert den Einstieg

Ihr erleichtert neuen Kolleg*innen den Einstieg ungemein, wenn ihr ihnen einen Buddy oder Mentor zur Seite stellt. Das sollte jemand sein, der schon eine Weile dabei ist und das Unternehmen gut kennt. Eine Mail, in der die Person sich vorstellt und ihre Unterstützung anbietet, kommt garantiert gut an! Darüber hinaus kann die Person als wertvoller Kontaktpunkt zu weiteren Mitarbeiter*innen fungieren. Wir alle kennen das: als neuer Kollege fühlt man sich am Anfang manchmal etwas allein. Vor allem dann, wenn man tatsächlich allein im Home-Office ist. Ein Buddy, jemand der mit Rat und Tat zur Seite steht, ist in dieser Phase Gold wert.

Remote Onboarding AM ersten Arbeitstag

Idee #4 – Verschickt eine Onboarding-Box

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft, besagt ein altes Sprichwort. Das lässt sich super auf die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen ummünzen. Stellt ein Begrüßungspaket mit kleinen Geschenken zusammen und plant den Versand so, dass es kurz vor oder am ersten Arbeitstag ankommt. Eine solche Onboarding-Box erhöht die Identifikation mit eurem Unternehmen zu stärkt die emotionale Bindung zu den neuen Mitarbeitern. Ideen für den Inhalt der Onboarding-Box:

Tipp: Legt eurem Begrüßungspaket auch einen handgeschriebenen Willkommensbrief bei.

Wenn ihr das Willkommenspaket nicht selbst zusammenstellen wollt, könnt ihr auf eine Reihe von spezialisierten Anbietern zurückgreifen. Zwei Beispiele sind Camaloon und Suggle. Wofür ihr euch auch entscheidet, ein Paket vom neuen Arbeitgeber ist eine starke Geste der Wertschätzung und kommt garantiert gut an.

Idee #5 – Virtueller Office-Rundgang

Ihr seid im Büro und die neuen Kolleg*innen sind es nicht? Dann schnappt euch ein Smartphone und nehmt sie mit auf einen virtuellen Rundgang durchs Büro. Dabei könnt ihr auch weitere Personen einbinden und sie bitten eine Grußbotschaft zu schicken. So bekommen die neuen Mitarbeiter*innen zumindest ein Gefühl für den zukünftigen Arbeitsplatz. Das macht den neuen Job nicht nur greifbarer, sondern weckt womöglich auch die Vorfreude darauf, die neuen Kolleg*innen persönlich kennenlernen zu dürfen.

Remote Onboarding NACH dem ersten Arbeitstag

Idee #6 – Unterstützt die Vernetzung mit virtuellen Kaffeepausen

In den ersten Wochen ist es wichtig, dass die neuen Kolleg*innen schnell Anschluss finden. Sie sollten alle Bereiche des Unternehmens kennenlernen und Kontakte außerhalb des eigenen Teams knüpfen. Was im Büro ganz natürlich durch zufällige Begegnungen bei der Kaffeemaschine passiert, muss beim remote Onboarding aktiv gefördert werden. Eine clevere Möglichkeit die Integration zu unterstützen, ist die Organisation von virtuellen Kaffeepausen. Dabei werden den neuen Mitarbeiter*innen zufällige Kolleg*innen aus anderen Abteilungen zugelost, mit denen sie eine virtuelle Kaffeepause via MS Teams oder Zoom verbringen. Das macht nicht nur Spaß, sondern lässt sich auch gut in den Arbeitsalltag integrieren. Networking-Tools wie Workdate nehmen euch die manuelle Organisation und Durchführung solcher virtuellen Pausen ab.

Idee #7 – Follow-Up vom CEO

Stellt euch vor, ihr seid zwei Wochen im neuen Job und habt plötzlich eine Nachricht vom CEO im Postfach. Nach dem ersten Schock öffnet ihr sie und siehe da: Die Geschäftsführerin erkundigt sich nach eurem Wohlbefinden und möchte wissen, wie eure ersten beiden Wochen waren. Was für eine Erfahrung! Eigentlich ist das gar nicht so schwer zu organisieren und sollte viel häufiger eine Selbstverständlichkeit sein.

Fazit

Das Onboarding ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg eurer Mitarbeiter*innen. Ein guter Start schafft ein bleibendes Momentum. Ein schlechter Start führt zur Ernüchterung und lässt die Beteiligten schlimmstenfalls sogar an ihrer Entscheidung zweifeln.

Die meisten der genannten Remote-Onboarding-Maßnahmen lassen sich mit wenig Aufwand kreativ weiterentwickeln und umsetzen. Sucht euch die aus, die in eurem Unternehmen am ehesten umsetzbar sind. Vergesst nicht regelmäßig Feedback einzuholen und messt die Ergebnisse. Remote Work und Hybrid Work mögen zwar viele Änderungen in der Arbeitswelt mit sich bringen. Am Ende sind das aber höchstens Hürden, keine echten Hindernisse. In diesem Sinne: Happy Onboarding 🙂

Remote Onboarding mit Workdate

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter auf Distanz ist für alle Beteiligten eine Herausforderung. Onboarding-Events, Bürorundgänge und Mittagessen mit den neuen Kollegen in der Kantine – all das fällt weg. Umso wichtiger ist es, neue Mitarbeiter schnell ins Team zu integrieren und eine persönliche Bindung herzustellen. Workdate unterstützt diese Integration, indem es neue und “alte” Mitarbeiter zusammenbringt und virtuelle Treffen via Microsoft Teams, Zoom, Google Meet oder WebEx organisiert.

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