Remote Work

Remote Work Best Practice Case: tomorrow web GmbH

Dominik Bernauer
Remote Work Best Practice Case: tomorrow web GmbH | Team Workation

Die tomorrow Web GmbH ist ein Start-up Accelerator und unterstützt Internet- und Technologie-Unternehmen von morgen. Das Unternehmen ist Remote-first Arbeitgeber und wurde von Jan Siebert in seiner Lebensphase als digitaler Nomade gegründet.

Wieso, weshalb, warum Remote Work für das junge Unternehmen bestens funktioniert und wie ein typischer Arbeitstag bei tomorrow Web aussieht, wollten wir von Jan Siebert persönlich wissen.

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Bitte stell dein Unternehmen einmal kurz vor! Was macht ihr, seit wann gibt es euch, wie viele Mitarbeiter beschäftigt ihr?

Remote Work Best Practice Case: tomorrow web GmbH

Die tomorrow web GmbH gibt es seit Anfang 2020. Wir sind ein Start-up Accelerator, der auf digitale Geschäftsmodelle spezialisiert ist. Im Portfolio befinden sich Software-Produkte, ein Marktplatz, ein Medienunternehmen und Dienstleistungsgeschäfte im digitalen Bereich. 

Unser Unternehmen besteht aus einem Kernteam, Freelancern und je nach Start-up einzelnen Mitgründern. 

Wie würdest du dein Unternehmen einordnen?

Wir sind definitiv ein Remote-first Unternehmen. Als Gründer habe ich das Unternehmen als digitaler Nomade begonnen. Ich war in einer Lebensphase, da wollte ich die Welt sehen und mir gleichzeitig etwas Neues aufbauen. 

Das hat mit einem Online-Business soweit gut geklappt und mit der Unternehmensentwicklung wollte ich die Freiheiten auch meinen Mitarbeitern bieten. 

Auch wenn ich mittlerweile nicht mehr nomadisch lebe, dürfen meine Mitarbeiter ihren Arbeitsort flexibel wählen, solange die Rahmenbedingungen zum Arbeiten stimmen.  

Wie funktioniert eure Arbeitsweise im Alltag?

Unsere Geschäftsfelder sind 100 % digital. Das macht es uns leicht, von überall aus zu arbeiten und die alltäglichen Aufgaben zu erfüllen. 
Dazu kommt, dass wir relativ wenige Meetings benötigen. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin weiß, was deren Aufgabengebiet ist und was für Ergebnisse erzielt werden sollen. So kann sich jeder in der Firma weitestgehend sogar die Zeit frei einteilen. 

Gibt es bei euch so etwas wie einen üblichen Tagesablauf oder Routinen wie Stand-ups, Retros oder Ähnliches?

Einen ganz strikten Tagesablauf gibt es bei uns tatsächlich nicht. Der Montag ist bei uns der Meeting Monday und daher für uns alle noch am ehesten strukturiert. 

Nach ein paar 1:1 Meetings, in denen die Wochenaufgaben besprochen und die vergangenen Aufgaben reflektiert werden, gibt es auch ein Team-Meeting. Das Team-Meeting nennt sich bei uns Work Cycle und ist kein klassisches Meeting. Wir arbeiten hier im virtuellen Office zusammen und strukturieren die Zeit von 14 bis 16 Uhr mit einer Produktivitäts-Methode, der Pomodoro-Technik

Wir haben die Technik etwas abgewandelt und auf unseren Anwendungsfall angepasst. Nach 30 Minuten Arbeit folgt jeweils eine Pause von 10 Minuten. In dieser kann auch abseits von betrieblichen Themen gequatscht werden. Diese Phasen sind für uns der digitale Ersatz für das Schwätzchen in der Kaffeeküche. 

Remote Work Best Practice Case: tomorrow web GmbH | Team Workation
Das tomorrow web Team bei einer Workation

Mit welchen Maßnahmen sorgt ihr für die Unternehmenskultur, die Mitarbeiterbindung, die Motivation im Team und dass niemand unter Isolation leidet oder Gefahr läuft, unbemerkt krank zu werden?

Da ansonsten die meisten Tage jeder für sich arbeitet, haben wir kürzlich auch einen zweiten Work Cycle am Donnerstag eingeführt. So sieht man häufiger das Team und hat den Austausch untereinander. 

Dieses ungezwungene Meeting gibt dem Team Lockerheit und Abwechslung im Arbeitsalltag. Das virtuelle Office bietet dafür noch mal ein ganz anderes Gefühl als die klassischen Zoom-Calls.

Gleichzeitig fördern wir die Arbeitsort-Abwechslung, falls einem unserer Kollegen zu Hause die Decke auf den Kopf fällt. Wir bieten dafür die Möglichkeit, sich auch einen Coworking Space zu nehmen. Das ist je nach Mitarbeiter ganz individuell. 

Und dann schauen wir auch, dass man sich in echt kennenlernt. Dafür veranstalten wir einmal im Jahr unsere Team-Workation. Letztes Jahr musste diese leider ausfallen, aber für dieses Jahr sind wir bereits in der Planung.

Welche Tools setzt ihr im täglichen Arbeitsalltag für die Zusammenarbeit ein?

Unsere Arbeit basiert auf Google Workspace, Trello und Slack. Hinzu kommen dann einzelne Tools, die allerdings nicht täglich zum Einsatz kommen. Das wären zum Beispiel Teamflow als unser virtuelles Office, Outline als Wissensdatenbank oder Markup.io speziell im Bereich Webdesign für Feedback.

Setzt ihr ein Tool ein, um die Zufriedenheit eurer Mitarbeiter zu messen?

Für die Messung der Zufriedenheit gibt es echt spannende Tools. Darüber hatten wir gerade erst in unserem Software-Blog einen Artikel auf Digital Affin geschrieben. 

Wir setzen allerdings kein gesondertes Tool dafür ein. Wir sind ein noch kleines Team und das Thema Zufriedenheit wird in den persönlichen Wochen-Meetings regelmäßig angesprochen. 

Außerdem erlaubt unsere Unternehmenskultur, dass jede und jeder Ideen und Feedback einbringen darf und wir daraus die besten Prozesse und Lösungen im Sinne des Unternehmens und der Mitarbeiter finden.

Was sagen eure Kunden zu eurer Arbeitsweise?

Wir betreiben ja ganz unterschiedliche Geschäftsmodelle. Bei unserem Marktplatz HalloPodcaster haben wir so gesehen keinen direkten Kundenkontakt, daher spielt hier die Arbeitsweise keine Rolle. 

Und bei den anderen Geschäftszweigen sind die Kunden absolut dafür, digital zusammenzuarbeiten. Bei unserem Medienunternehmen „Digital Affin“ sind das in der Regel Meetings mit Software-Unternehmen, die sind Online-Meetings sowieso gewohnt. Da stellt sich eher die Frage, wo trifft man sich – Zoom, Teams oder Google Meet? 

Bei unseren Dienstleistungen findet auch Beratung, Präsentationen und konzeptionelle Arbeit online statt.  

Unsere Arbeitsweise ist zudem sehr auf asynchrone und digitale Arbeit ausgerichtet. Die Terminabstimmung für ein Erstgespräch wird über ein Buchungstool geregelt. Meetings finden direkt im Browser per Videocall statt. 

Besonders im digitalen Vertrieb legen wir Wert auf optimierte und automatisierte Prozesse und setzen hier eine ganze Bandbreite an Tools ein. So lernen uns neue Kunden auch gleich mit unserer digitalen Arbeitsweise kennen.

Das ist definitiv ein positiver Effekt.

Was ratet ihr anderen Unternehmen, die gerne auf Remote Work umsteigen wollen, aber noch ganz am Anfang stehen?

Das Team und die Führungsebene muss von dem Arbeitskonzept voll und ganz überzeugt sein. Es kommt stark auf Vertrauen und auf Ergebnisse an. 

Anwesenheit im digitalen Raum gibt es so gesehen nicht mehr. Daher gilt es anders präsent und nahbar für Fragen und Feedback zu sein. 

Ein Ratschlag, der sofort umgesetzt oder beherzigt werden kann, ist sicherlich, dass die Zuständigkeiten ganz klar verteilt sein sollten. Jeder muss wissen, wofür er eine Aufgabe macht, was das erwartete Ergebnis ist und bei wem er oder sie um Rat fragen kann. 

Dann klappt das schon mit dem Wechsel zu Remote.

Vielen Dank für die spannenden Einblicke. Wir wünschen euch und euren Start-ups auch weiterhin viel Spaß und Erfolg!

Gut vernetzt im Homeoffice

Virtuelle Kaffeepausen

Viele Menschen arbeiten aktuell von zu Hause aus. Zufällige Begegnungen am Kaffeeautomaten, gemeinsame Mittagspausen in der Kantine oder kurze Gespräche auf dem Flur – all das kommt oft zu kurz. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden dabei, den persönlichen Kontakt zu KollegInnen aufrechtzuerhalten – zumindest virtuell. Unser Tool wählt Teilnehmende nach dem Zufallsprinzip aus und organisiert Mittagessen und Kaffeepausen via Microsoft Teams, Zoom, Google Meet oder WebEx.

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