Flexibilität im Job und bei Remote-Work gewinnen an Bedeutung. Daraus ist ein neues Konzept entstanden: die Workation. Diese Kombination aus Arbeit und Urlaub ermöglicht es berufliche Verpflichtungen an einem Urlaubsort zu erfüllen. Das bietet sowohl für Arbeitnehmer als auch für Unternehmen zahlreiche Vorteile. In diesem Beitrag sehen wir uns die Definition, Bedeutung sowie diverse weitere Aspekte von Workation genauer an. Disclaimer: Der Beitrag ist natürlich kein Ersatz für eine Rechtsberatung. Insbesondere, wenn es um rechtliche oder steuerliche Fragen geht. Hierfür gibt es inzwischen eine Vielzahl an Anbietern, die derartige Beratungen professionell anbieten, etwa WorkFlex. Das Unternehmen gestaltet Workations und Dienstreisen mit einer All-in-One Compliance-Software, die für Rechtssicherheit und Effizienz sorgt. Sie führt Risikobewertungen durch, erstellt automatisch notwendige Dokumente wie A1-Bescheinigungen und EU-Meldungen. Weiterhin stellt sie die Einhaltung von Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrechtsvorschriften im Ausland sicher. Wenn Du Dich für WorkFlex interessierst, lies unser Interview mit dem Co-Founder & Managing Director von WorkFlex Patrick Koch.

Workation – Definition und Bedeutung

Die Workation ist eine Kombination aus Arbeit (Work) und Urlaub (Vacation). Der Begriff setzt sich aus den beiden englischen Begriffen zusammen. Er beschreibt die Möglichkeit, dass Mitarbeitende remote an Orten arbeiten können, die sonst eher ihren Urlaubswünschen entsprechen. Im Gegensatz zum traditionellen Büroalltag oder Homeoffice findet die Arbeit bei einer Workation entsprechend an einem Urlaubsort statt. Dies kann am Strand, in den Bergen oder in einer anderen attraktiven Umgebung sein. Die Idee dahinter ist der Einklang zwischen Arbeit und Entspannung. Das soll die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern. Wie wichtig beides ist, haben wir kürzlich im Beitrag Work-Life-Balance: Strategien zur Unterstützung der eigenen Mitarbeiter dargelegt. Unter anderem mit Daten aus Studien von Stepstone, Stepstone Österreich, Deloitte sowie von Continental.

Bedeutung von Workation in Deutschland

In Deutschland gewinnt die Workation zunehmend an Popularität. Das gilt insbesondere für jüngere Generationen. Arbeitgeber, die Workation anbieten, können sich als attraktive Arbeitgeber positionieren und die Bindung ihrer Mitarbeiter stärken.

Die PwC-Studie „Workation zwischen Wunsch und Wirklichkeit 2024 verdeutlicht: Unternehmen ohne Workation-Angebot dürften bald ins Hintertreffen geraten. Denn 30 % der Befragten gaben an, sie würden ein Stellenangebot ablehnen, wenn das jeweilige Unternehmen keine Möglichkeit zur Workation bietet. 
Die Studie zeigt darüber hinaus, welche typischen Herausforderungen es in Unternehmen hinsichtlich Workation gibt. So kommt die Studie zu dem Schluss, dass die Kommunikation der Arbeitgeber zu wünschen übriglässt. So kennen etwa 19 % der Mitarbeitenden die aktuelle Workation-Regelung in ihrem eigenen Unternehmen nicht. Weiterhin kennen 52 % der Angestellten nicht den Prozess, um bei ihrem Arbeitgeber einen Antrag auf Workation im Ausland zu stellen. Und so weiter mehr. IDas Interesse ist groß. Doch bei der Umsetzung gibt es viel Luft nach oben.
Die Studie von PwC ist auch deshalb so spannend, weil sie neben diesen Einblicken noch viele weitere Fakten liefert. Etwa dazu, zu welchen Anteilen bestimmte Branchen Workations im EU-Ausland, außerhalb der EU oder auch gar nicht erlauben. Übrigens gestatten 2024 rund bereits 15 % der deutschen Unternehmen ihren Mitarbeitenden, mobil im Ausland zu arbeiten. Das geht aus dem IW-Personalpanel 28/2024 des Institut für Deutschen Wirtschaft hervor.

Quelle: PwC-Studie „Workation zwischen Wunsch und Wirklichkeit 2024“

Workation Europa

Bestimmte Abkommen in der EU und den EFTA-Staaten erleichtern Workations. Sie betreffen unter anderem kurze Arbeitsaufenthalte und grenzüberschreitende Arbeit. Die Systeme harmonieren allerdings leider nicht vollständig. Verschiedene Regeln gelten je nach Aufenthaltsdauer und -art. Experten sollten jeden Fall einzeln prüfen. Unternehmen tun gut daran, die Regeln korrekt anzuwenden; damit Mitarbeitende die kulturellen und landschaftlichen Vorzüge sorgenlos genießen können. Sowie natürlich aus Eigeninteresse. Siehe hierzu die rechtlichen und steuerlichen Aspekte weiter unten.

Beliebte Workation-Ziele in Europa

Laut verschiedenen Quellen gehören zu den beliebtesten Workation-Zielen in Europa:

• Amsterdam, Niederlande
• Barcelona, Spanien
• Batumi, Georgien
• Florenz, Italien
• Genf, Schweiz
• Lissabon, Portugal
• London, England
• Madeira, Portugal
• Malta
• Marbella, Spanien
• Monaco
• Paris, Frankreich
• Prag, Tschechische Republik
• Reykjavik, Island
• Riga, Lettland
• Rom, Italien

Diese Orte zeichnen sich meist durch eine Kombination aus guter digitaler Infrastruktur, attraktivem Klima und kulturellem Angebot aus.
Wenn Du Dich näher über schöne Destinationen informieren möchtest, solltest Du einen Blick in unseren Beitrag werfen: Nomad List – Eine globale Community für Remote Worker & digitale Nomaden. Nomad List ist eine Plattform, die digitalen Nomaden dabei hilft, die besten Orte für Remote Work Jobs zu finden. Außer Nomad List gibt es noch weitere spezialisierte Plattformen und Tools, wie etwa Nomad Hubb, Fairy Trail oder Roamer.  

Workation Unterkunft, Airbnb & Hotels, spezialisierte Anbieter

Für eine erfolgreiche Workation ist eine geeignete Unterkunft entscheidend. Hier bieten sich verschiedene Optionen an:

• Spezialisierte Anbieter: Einige Anbieter haben sich auch Unterkünfte und Dienstleistungen speziell für Workationen spezialisiert. Die Angebote reichen von organisierten Co-Working-Spaces bis hin zu voll ausgestatteten Ferienhäusern. Workation.de ist einer dieser Anbieter. Workation.de ist einer dieser Anbieter. Wenn Du mehr über Workation.de erfahren möchtest, empfehlen wir Dir das Interview mit dem Co-Gründer und Geschäftsführer Ingmar Eschli.
  
• Airbnb: Eine ebenfalls beliebte Wahl für Workations, weil es eine Vielzahl an Unterkünften in verschiedenen Ländern gibt. Oft sind sie mit den notwendigen Einrichtungen für Remote-Arbeit ausgestattet.
  
• Hotels: Viele Hotels bieten inzwischen spezielle Angebote für Remote-Arbeiter an, einschließlich guter Internetverbindungen und Arbeitsbereichen.

Workation mit Kinderbetreuung

Für Eltern kann eine Workation besonders herausfordernd sein, wenn es darum geht, die Kinderbetreuung zu organisieren. Inzwischen existieren verschiedene Lösungsansätze für Eltern. Diese ermöglichen es, berufliche Verpflichtungen wahrzunehmen. Gleichzeitig sichern sie qualitativ hochwertige Betreuung für die Kinder. Viele familienfreundliche Unterkünfte, wie Ferienanlagen und Hotels, bieten mittlerweile Kinderbetreuungsdienste an. Diese ermöglichen es Eltern, während ihrer Arbeitszeit ihre Kinder in guten Händen zu wissen. In einigen beliebten Workation-Destinationen haben sich zudem lokale Kinderbetreuungsdienste etabliert, die speziell auf die Bedürfnisse von Remote-Arbeitern zugeschnitten sind. Diese können flexible Betreuungszeiten anbieten, die sich an den Arbeitsrhythmus der Eltern anpassen. Die Lösungsansätze reichen von Teilzeit- bis zu Vollzeit-Betreuungsoptionen.

Rechtliche Workation Aspekte

Workations bergen einige rechtliche Aspekte, die Arbeitgeber beachten sollten. Wir gehen an dieser Stelle nur grob auf einige der wichtigsten Aspekte ein. Arbeitgeber, die Workations für ihre Mitarbeitenden in Betracht ziehen, sollten sich unbedingt professionell beraten lassen.

• Arbeits- und Aufenthaltsrecht: Je nach Land ist es notwendig, eine Arbeitserlaubnis oder ein Visum zu beantragen. Innerhalb der EU sind die Voraussetzungen einigermaßen ähnlich. Für Aufenthalte außerhalb der EU variieren die Anforderungen jedoch stark.
  
• Sozialversicherung: Die sozialversicherungsrechtlichen Voraussetzungen können je nach Land sehr unterschiedlich sein. In der EU bleibt das deutsche Sozialversicherungsrecht oft weiterhin gültig, aber außerhalb der EU müssen individuelle Regelungen geprüft werden.
  
• Arbeitsvertrag: Ein gut strukturierter Arbeitsvertrag regelt die Bedingungen einer Workation klar und umfassend. Er legt die Arbeitszeit, den Urlaub und das Arbeitsentgelt fest. Zudem enthält er wichtige Klauseln zur Dauer und Häufigkeit von Workations. Die Vertragsparteien einigen sich auf erlaubte Zielländer und klären die Verantwortlichkeiten für technische Ausstattung sowie Datensicherheit. Weiterhin definiert der Vertrag Regelungen zur Erreichbarkeit und zum Umgang mit Zeitzonendifferenzen. Die Berücksichtigung möglicher Zusatzkosten, wie etwa für eine schnelle Internetverbindung, gehört ebenfalls zu den wesentlichen Vertragsinhalten. All diese Punkte tragen dazu bei, potenzielle Konflikte zu vermeiden und beiden Parteien die nötige Sicherheit zu bieten.

Steuerliche Aspekte der Workation

Die steuerlichen Auswirkungen einer Workation hängen von verschiedenen Faktoren ab und können komplex ausfallen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten folgende Punkte beachten:

• Aufenthaltsdauer: Die Länge des Aufenthalts im Ausland spielt eine entscheidende Rolle. In vielen Ländern gilt die 183-Tage-Regel: Bleibt ein Arbeitnehmer weniger als 183 Tage im Jahr im Ausland, behält in der Regel das Heimatland das Besteuerungsrecht.
  
• Doppelbesteuerungsabkommen: Deutschland unterhält mit vielen Ländern Doppelbesteuerungsabkommen. Diese regeln, welches Land in welchem Umfang Steuern erheben darf und verhindern eine doppelte Besteuerung.
  
• Betriebsstättenproblem: Längere Auslandsaufenthalte oder regelmäßiges Remote-Working über Grenzen hinweg bergen ein zusätzliches Risiko: Unternehmen könnten unbeabsichtigt den Status einer ausländischen Betriebsstätte erlangen. Diese steuerrechtliche Feinheit erfordern besondere Aufmerksamkeit beim Einsatz von Workations.
  
• Lohnsteuer: Arbeitgeber müssen prüfen, ob und in welchem Umfang sie im Ausland Lohnsteuer abführen müssen. Dies kann unter anderem von der Aufenthaltsdauer und den lokalen Gesetzen abhängen.
  
• Einkommensteuer: Arbeitnehmer sollten bedenken, dass sie möglicherweise in beiden Ländern steuerpflichtig werden, abhängig von der Dauer und Art ihres Aufenthalts.
  
• Dokumentationspflichten: Eine genaue Dokumentation der im Ausland verbrachten Arbeitstage hilft, gegenüber den Finanzbehörden Rechenschaft abzulegen.

Vor einer längeren Workation im Ausland empfiehlt sich steuerlicher Rat. Dies beugt unerwarteten Steuernachzahlungen und rechtlichen Problemen vor. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten die möglichen steuerlichen Folgen kennen. Eine sorgfältige Einbeziehung dieser Aspekte in die Planung sichert ein reibungsloses Workation-Erlebnis.

Reflexion und Ausblick

Workation entwickelt sich zum wichtigen Trend der modernen Arbeitswelt. Sie bietet Arbeitnehmern und Arbeitgebern neue Möglichkeiten. Trotz rechtlicher und steuerlicher Herausforderungen überwiegen die Vorteile. Dazu zählen erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität. Mit zunehmender Digitalisierung und dem Wunsch nach flexiblen Arbeitsmodellen gewinnt Workation weiter an Bedeutung. Unternehmen, die diesen Trend früh erkennen und umsetzen, sind attraktive Arbeitgeber. Ein Wettbewerbsvorteil, den Arbeitgeber nicht entgehen lassen sollten.

Workation FAQ

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