WorkFlex – das klingt schon nach flexibler Arbeit. Und genau darum geht es auch. Das Unternehmen aus den Niederlanden kümmert sich seit 2021 darum, dass Menschen reisen und von unterwegs arbeiten können.
Ohne dabei steuerliche und rechtliche Risiken einzugehen. Ein wichtiges Thema, während die Nachfrage nach Remote Work und Workations ständig steigt.
Wir haben mit Co-Founder Patrick Koch gesprochen und wollten wissen, wie die risikofreie „Work from Anywhere“ funktioniert und welche Erfolgsgeschichten es bereits gibt.
Wir wünschen Euch viel Spaß und Inspiration bei unserem Interview!
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Ich bin Patrick Koch, Co-Founder & Managing Director von WorkFlex. WorkFlex unterstützt Unternehmen dabei, dass MitarbeiterInnen rechtskonform – ohne Compliance Risiken – mobil im Ausland und auf Dienstreisen arbeiten können. Unsere Software hilft bei der Evaluierung von Compliance Risiken und bei der Umsetzung der vorgeschriebenen Maßnahmen, z. B. durch das Beantragen der A1-Bescheinigungen, EU-Meldepflicht (Posted Workers Directive (PWD)) etc.
Unsere Kunden, darunter BioNTech, Vodafone, Flix und Forto, sparen durch unsere Software wertvolle Zeit und Geld, und schaffen zugleich ein modernes Arbeitsklima.
Wann und warum habt ihr WorkFlex gegründet?
WorkFlex wurde Oktober 2021 gegründet, da wir an die Zukunft von Work from Anywhere glauben. Wir leben in aufregenden Zeiten, in denen Arbeit neu definiert wird. Ein Schlüsselwort in dieser Transformation ist mobiles Arbeiten, unabhängig von Ort und Zeit. Allerdings bietet dieser neue Trend erhebliche Herausforderungen für Arbeitgeber in Bezug auf Steuern und Rechtskonformität, die wir durch unsere all-in-one Software lösen.
Wie hat sich die Nachfrage nach flexiblen Arbeitsmodellen in den vergangenen Jahren verändert und wie trägt WorkFlex dazu bei?
In den vergangenen Jahren ist die Nachfrage nach flexiblen Arbeitsmodellen stark gestiegen, vor allem aufgrund der COVID-19-Pandemie. Remote Work hat sich bewährt, und sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber erkennen die Vorteile. Ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht eine bessere Work-Life-Balance und kann die Produktivität und Zufriedenheit indirekt steigern. Viele Arbeitnehmer möchten auch nach der Pandemie die Flexibilität beibehalten und weiterhin vollständig oder teilweise remote arbeiten, am liebsten sogar aus dem Ausland. Die Nachfrage nach Sabbaticals und 100 % remote Stellen ist stark angestiegen. Zudem sind Workations – eine Kombination aus Work und Vacation – der neueste Trend – sei es, um die Zeit am Urlaubsort etwas zu verlängern, dem kalten Winter in Deutschland zu entfliehen oder Familie im Ausland länger zu besuchen. Jedoch wurden Workations aufgrund möglicher Compliance-Probleme oft instinktiv verboten, was zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden führte. Viele Unternehmen zögern, mobiles Arbeiten aus dem Ausland anzubieten, da sie von den rechtlichen und Compliance-Risiken abgeschreckt sind. Hier kommt WorkFlex ins Spiel. Unsere Software ermöglicht es Arbeitgebern, mobiles Arbeiten im Ausland problemlos anzubieten. Unser Team von internationalen Anwälten sorgt dafür, dass für absolute Gesetzeskonformität. Dank WorkFlex brauchen sich Unternehmen um nichts zu kümmern – unsere automatisierte Software führt für jeden Antrag eine individuelle Risikobewertung durch und ergreift notwendige Maßnahmen zur Eliminierung des Risikos. Zudem übernimmt WorkFlex die Haftung, sollte es zu Komplikationen kommen. Mitarbeitende können somit die Freiheit genießen, von überall aus zu arbeiten, ohne dass das Personal- oder Compliance-Team zusätzlich belastet wird.
Warum seid ihr euch so sicher, dass mobiles Arbeiten (aus dem Ausland) nicht bloß ein vorübergehender Trend ist?
Spätestens seit der Coronapandemie ist Home-Office zum Standard geworden. Mobiles Arbeiten wird heute etwa fünfmal häufiger praktiziert als vor der Pandemie. Dieser Trend zum Remote-Arbeiten entwickelt sich weiter und wird durch den Fachkräftemangel und den Generationenwechsel vorangetrieben. Flexible Arbeitszeitmodelle sind mittlerweile ein Muss in Stellenanzeigen für die Generation Z und Millennials. Laut der Deloitte Studie „Arbeit im Wandel“ von 2022, erwarten 93 % der Bewerberinnen und Bewerber, ortsunabhängig arbeiten zu können, und 73 % möchten direkt aus dem Ausland arbeiten. Diese Zahlen zeigen den Wunsch nach flexibleren Arbeitsvereinbarungen, der von Unternehmen verlangt, dass sie sich über den Standard des Home-Office hinaus weiter anpassen. In Deutschland könnten über die Hälfte aller Jobs remote erledigt werden, während bisher nur jeder vierte remote arbeitet. Zudem bietet mobiles Arbeiten aus dem Ausland einen attraktiven Vorteil für das internationale Recruiting, was in Zeiten des War for Talents immer wichtiger wird. Aus diesen Gründen glauben wir, dass ortsunabhängiges Arbeiten die Zukunft ist.
Viele Unternehmen haben Bedenken bezüglich mobiler Arbeit im Ausland. Sie scheuen sich vor den zahlreichen Risiken rund um Steuern, Arbeitsrecht usw. Wie stellt WorkFlex sicher, dass Home-Office im Ausland nicht zum Reinfall wird?
WorkFlex checkt die wichtigsten Compliance-Risiken im Zusammenhang mit mobilem Arbeiten im Ausland. Dazu gehören Körperschaftssteuer, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Arbeitsrecht und Arbeitsberechtigung, PWD, und Data Security. Bevor eine allgemeine Risikoevaluierung „no-Risk (risikofrei)“ oder „high Risk (hohes Risiko) stattfindet, wird jede Risikodimension individuell geprüft. Im Folgenden werden mögliche Risikominderungsmaßnahmen ergriffen, wie das Überprüfen und Beantragen aller notwendigen Dokumente (wie Visa, A1-Zertifikate, Reisekrankenversicherungen usw.). Zudem steht unser Support jederzeit – ob vor oder während der Reise – 24/7 zur Verfügung.
Ihr sagt, mit WorkFlex können Unternehmen mobiles Arbeiten im Ausland rechtskonform und risikofrei anbieten. Was ist im Hintergrund alles nötig, damit das reibungslos funktioniert? Was genau bedeutet rechtskonform und risikofrei?
Rechtskonform bedeutet, dass das Unternehmen alle geltenden Gesetze, Vorschriften und Bestimmungen in Bezug auf mobiles Arbeiten im Ausland einhält. Unsere Vorgehensweise besteht darin, die oben genannten Compliance-Risiken zu überprüfen und das Risiko jeder Anfrage individuell einzuschätzen.
Risikofrei bedeutet, dass das Unternehmen potenzielle Risiken und Haftungsfragen im Zusammenhang mit mobilem Arbeiten im Ausland minimiert oder beseitigt. Bei WorkFlex kümmern wir uns im Hintergrund um die entsprechenden Maßnahmen, wie das Überprüfen und Beantragen aller notwendigen Dokumente (wie Visa, A1-Zertifikate, Reisekrankenversicherungen usw.). Zudem unterstützen wir die Unternehmen bei der Erstellung ihrer firmeneigenen Richtlinie, um sie als Arbeitgeber vor möglichen Risiken zu schützen. Zusätzlich erhalten alle Reisenden klare Anweisungen, wie sie sich während der Workation oder Geschäftsreise im Ausland verhalten sollten.
WorkFlex ist eine Software. Können unsere Leser sich darunter eine Art Online-Reiseportal vorstellen? Wie funktioniert das Angebot?
WorkFlex ist eine Software, durch welche Mitarbeitende ihre Workation oder Geschäftsreisen beantragen können, indem sie einige notwendige Daten, wie etwa Zeitraum, Zielland etc., angeben. Dieser Antrag wird automatisch an den Supervisor weitergeleitet für die Genehmigung. Im Folgenden analysiert unsere Compliance Engine alle Risiken und erstellt eine Risikobewertung, die sofort an die Personalabteilung weitergeleitet wird. Nach der Genehmigung ergreift WorkFlex Maßnahmen zum Risikomanagement. In der Plattform werden alle Dokumente (z. B. A1-Zertifikate, Reisekrankenversicherung, Mitarbeiteranleitungen) hochgeladen.
Kann jedes Unternehmen WorkFlex nutzen, oder gibt es Einschränkungen?
Jedes Unternehmen, in dem remote gearbeitet werden kann, kann WorkFlex nutzen. Als Erstes wurde die Software für Unternehmen entwickelt, die Workations als Benefit anbieten möchten, um Top-Talente anzuziehen und zu halten. Inzwischen prüfen wir auch Geschäftsreisen, was den Kreis der Firmen vergrößert.
Wie aufwändig ist die Einrichtung von WorkFlex für Arbeitgeber?
Die Plattform ist in weniger als einer Stunde vollständig eingerichtet. Die Mitarbeitenden können mit nur wenigen Klicks zu WorkFlex eingeladen werden, dank der Massen-Upload-Funktion oder der Integration unserer Software mit dem eigenen Personalverwaltungssystem (HRIS).
Besteht die Möglichkeit, WorkFlex direkt in vorhandene ATS / HRIS zu integrieren?
Ja, WorkFlex kann mit Personio oder SAP SuccessFactors integriert werden.
Was ist das Alleinstellungsmerkmal von WorkFlex und wie unterscheidet es sich von anderen Anbietern auf dem Markt für flexible Arbeitslösungen?
Im Gegensatz zu herkömmlichen technologischen Lösungen konzentrieren wir uns bei WorkFlex nicht auf Remote Hiring (z. B. Employer of Reccord (EoR)), sondern auf die neuen Formen des mobilen Arbeitens wie Workations. Als Pionier auf diesem Gebiet haben wir uns zum Ziel gesetzt, die komplexen Compliance-Risiken im Zusammenhang mit dieser modernen globalen Mobilität mithilfe von Technologie, statt Beratung, zu bewältigen.
Unser Vorsprung hat es uns ermöglicht, den fortschrittlichste Compliance Software zu entwickeln, die nicht nur als bloße Compliance-Lösung dient, sondern auch von den Mitarbeitenden als großer Benefit geschätzt wird. Zusätzlich bieten wir im Vergleich zu Consultants oder Steuerberatern das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, da die Kosten der Risikobewertung durch Technologie gesenkt und automatisiert werden.
Unser großes Alleinstellungsmerkmal von WorkFlex ist jedoch das “No-Risk Konzept”, bei dem wir die volle finanzielle Haftung übernehmen, falls wider Erwarten Compliance-Probleme während einer Workation oder Geschäftsreise auftreten.
Gibt es Erfolgsgeschichten oder besonders herausfordernde Projekte, von denen ihr berichten könnt? Solche, die aber letztlich ein voller Erfolg waren?
Ja, solche Erfolge gibt es immer wieder. Besonders erwähnenswert ist, dass uns einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anderer Firmen angerufen haben und sich ausdrücklich für die Möglichkeit bedankt haben, die wir ihnen bieten. Sie schätzen es sehr, dass sie durch unser Produkt die Flexibilität haben, von überall aus zu arbeiten.
Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Familien im Ausland ist dieser Benefit wirklich ein unbezahlbarer Game-Changer. Unser Produkt ermöglicht es ihnen, ihre Arbeit bei ihrer Familie zu erledigen, während sie sich gleichzeitig um ihren kranken Vater kümmern oder die Kinder Zeit mit den Großeltern in der Heimat verbringen können.
Es ist für uns immer wieder schön zu sehen, welchen positiven Einfluss unser Benefit und unser Produkt auf das Leben unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben. Ihre Dankbarkeit und die Verbesserungen in ihrer Lebensqualität sind für uns die größte Bestätigung unserer Arbeit.
Wie sieht die Vision von WorkFlex für die kommenden Jahre aus? Welche Ziele verfolgt ihr?
Unsere Mission ist es, das Arbeiten im Ausland so einfach wie möglich zu machen. Wir wollen nicht, dass Unternehmen sich mit verschiedenen Compliance-Regeln herumschlagen müssen. Wir fokussieren uns darauf, die beste softwarebasierte Lösung für das Arbeiten von überall zu entwickeln.
Danke dir für das Interview und die spannenden Insights, Patrick.
Wir wünschen euch auch weiterhin viel Erfolg bei eurem Vorhaben!
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