Remote Work

Mitarbeiterbindung im Homeoffice – Teil 2: Bewährte Maßnahmen und Beispiele

Dominik Bernauer
Mitarbeiterbindung im Homeoffice Maßnahmen und Beispiele

Um Mitarbeiter*innen in Zeiten von Remote Work und Homeoffice dauerthaft ans Unternehmen zu binden, bedarf es ein neues Set an Maßnahmen zur Mitarbeiterbinding. Wir haben die wichtigsten für euch zusammengestellt. Los geht’s!

Regeln und Routinen für Kommunikation und asynchrones Arbeiten

Routinen erleichtern unseren Alltag und alle wissen, woran sie sind, wenn es einheitliche Regeln gibt. Das gilt natürlich auch für die Arbeit im Homeoffice. Ein einfacher Leitfaden, eine Art FAQ fürs Homeoffice hilft Deinen Mitarbeiter*innen sich zu orientieren. Wenn der Leitfaden alle häufig gestellten Fragen abdeckt und regelmäßig erweitert wird, kann er den Kommunikationsaufwand im Unternehmen senken. Ein zugegebenermaßen sehr umfangreiches Beispiel solcher FAQs findest Du hier: Gitlab remote work guides for teams.

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Wenn Deine Belegschaft in Zukunft immer häufiger von unterschiedlichen Orten aus arbeiten wird, sollte zeitversetzte, also asynchrone, Kommunikation der neue Standard sein. Menschen werden in Zukunft mehr selbst entscheiden wollen, wann sie mit ihrer Arbeit beginnen und wann sie Feierabend machen. Von Menschen, die in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, mal ganz abgesehen. Es ist also hilfreich hierfür bestimmte Regeln einzuführen, zum Beispiel, um klare Arbeitszeiten einzuhalten. Jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, ob Mitarbeiter*innen arbeiten dürfen, wann sie wollen. Der gesetzlich vorgegebene Rahmen, auch für ausreichende Ruhephasen, darf dabei natürlich nicht außer Acht gelassen werden. Es gibt Untersuchungen, die zeigen, dass Mitarbeiter*innen dazu tendieren, im Homeoffice länger zu arbeiten als beim Arbeitgeber im Büro. Und manche*r fühlt sich von Kolleg*innen unter Druck gesetzt, auf jede noch so unwichtige Nachricht sofort antworten zu müssen. Umso wichtiger sind klare Richtlinien. Sie bewahren die Belegschaft vor (gesundheitlichen) Gefahren wie die eines Burn-outs.

Mitarbeiterbindung im Homeoffice – Teil 2: Bewährte Maßnahmen und Beispiele

Die Regeln können je nach Bedarf beinhalten, wann E-Mails (nicht) geschrieben werden sollen, welche Regeln es für die Erreichbarkeit während der Arbeitszeit gibt, dass niemand am Wochenende arbeiten soll oder regelmäßige Pausen einzuhalten sind. Man könnte auch sagen, bei diesen Regeln geht es um gute Arbeitsbedingungen in Deinem Unternehmen. Und die sind immer auch Teil der Mitarbeiterbindung.

Wichtig dabei ist, dass Deine Führungskräfte und Du selbst mit gutem Vorbild vorangehen und Ihr Euch ebenfalls an diese Regeln haltet. Nur so kann sich dieses Verhalten langfristig positiv auf Eure Unternehmenskultur auswirken, die für die Mitarbeiterbindung unerlässlich ist.

Homeoffice Ausstattung

Eine gute, ergonomische Homeoffice Ausstattung ist Grundvoraussetzung für das Wohlbefinden Deiner Mitarbeiter*innen. Dass das nicht ohne Investitionen funktioniert, ist klar. Langfristig werden einige Büroflächen nicht mehr gebraucht, wenn mehr Mitarbeiter*innen dauerhaft aus dem Homeoffice oder Co-Working-Spaces arbeiten. Zufriedene Mitarbeiter*innen bleiben ihrem Arbeitgeber tendenziell länger treu. Aus Sicht der Mitarbeiterbindung dürfte sich die Investition in ergonomische Arbeitsplätze also lohnen.

Informationen dazu, was ergonomische Arbeitsplätze leisten, was sie auszeichnet und warum sie wichtig sind, findest Du beispielsweise bei vielen Krankenkassen. Neben ergonomischen Stühlen und Schreibtischen spielen auch das Licht und die Umgebung eine Rolle. Hier zwei Quellen zum Thema Ergonomie am Arbeitsplatz:

Frag Deine Mitarbeiter*innen auch danach, was sie sich persönlich wünschen und lass sie vielleicht mal einen Wunschzettel schreiben. Die Wünsche werden nicht für jeden Mitarbeiter vollständig umsetzbar sein. Aber Du kannst es versuchen und Deine Belegschaft sieht, dass Du sie ernst meinst. Schon allein die Geste zählt.

Manche Menschen wollen oder können in ihren eigenen vier Wänden nicht produktiv arbeiten. In solchen Fällen solltest Du für andere Angebote sorgen. Das könnte etwa ein Vertrag mit einem Co-Working-Space sein. Viele Arbeitgeber werden ihre Büroflächen auf kurz oder lang tendenziell ohnehin reduzieren. Kosten, die bei der Miete fürs Büro nicht mehr entstehen, können also auf andere Weise investiert werden. 

Apropos Büro: Sitzen ist das neue Rauchen, heißt es immer so schön. Einige Menschen verbringen den Tag im Homeoffice noch mehr im Sitzen als früher im Büro. Motiviere Deine Mitarbeiter*innen also zu regelmäßigen Bewegungspausen. Das verhindert eine ungesunde Lebensweise, die Unwohlsein und im schlechtesten Fall zu Krankheiten führen kann. Es wäre verantwortungslos, dabei tatenlos zuzusehen. Du könntest in Deinem Unternehmen auch ein Angebot schaffen, bei dem Mitarbeiter*innen sich gemeinsam in einem virtuellen Meeting zum Tisch Yoga treffen.

Du weißt nicht, was Tisch Yoga ist? Dann lass Dich hier inspirieren:

Du weißt nicht, wie Du es schaffst, solche virtuellen Meetings für alle Mitarbeiter*innen anzubieten? So etwas kannst Du zum Beispiel auch mit Workdate machen.

Tools und Infrastruktur

Mit dem Wechsel ins Homeoffice verändert sich auch die Infrastruktur Deines Unternehmens. Die IT-Abteilungen galten lange als Flaschenhals für den Homeoffice-Betrieb. Das sei zu viel Aufwand und man wisse nicht, ob die Infrastruktur der Belastung gewachsen sei, hieß es. Dass das nicht stimmt, wissen wir alle spätestens seitdem das Homeoffice im März 2020 wegen Corona plötzlich alternativlos war.

Aber nicht nur die VPN-Verbindung ins Intranet hat im Zuge dessen an Bedeutung gewonnen. Als damals alle vor Ort im Büro waren, galten etliche Dinge, von der kurzen Absprache mit Kollegen oder das Feedbackgespräch, über kreative Brainstormings bis hin zur Weihnachtsfeier als Selbstverständlichkeit. Nun aber braucht es für diese und andere Aufgaben Tools, die virtuell funktionieren, und das am besten intuitiv. Unternehmen ohne Intranet und eigene Server nutzen Dropbox oder eine andere Form von OwnCloud. Manche setzen neben der E-Mail auf neue Tools wie Slack, die die interne Kommunikation ergänzen oder gleich ganz ersetzen. Beim Brainstorming kommen Services wie Miro zum Einsatz. Von den unzähligen Tools für Video-Konferenzen ganz zu schweigen. Das Problem ist weniger irgendeine Lösung zu finden, als vielmehr den Überblick über die Vielzahl der verschiedenen Angebote zu behalten und das Passende herauszupicken.

Weiterbildung

Spätestens mit der Vielzahl dieser digitalen Alltagshelfer steht auch das Thema Weiterbildung auf dem Strategieplan der Mitarbeiterbindung im Homeoffice. Die berufliche Weiterbildung sollte natürlich ohnehin ein Teil der Personalpolitik im Unternehmen sein. Führungskräfte wie Mitarbeiter*innen müssen durch Weiterbildung dazu befähigt werden, die neuen Tools auch tatsächlich produktiv einsetzen zu können.

Für Führungskräfte sind insbesondere neue Skills im Bereich Remote Leadership, auch Virtual Leadership genannt, dringend notwendig. Ein Team remote zu führen hat in vielen Bereichen mit klassischer Führung im Büro wenig gemeinsam. Allein das Gespür dafür zu entwickeln, wie produktiv Mitarbeiter*innen remote arbeiten, wäre schon eine Fähigkeit an sich.

Anbieter wie die TAM Akademie aus Berlin haben sich auf Ausbildungen und Trainings für das digitale Zeitalter spezialisiert. Sie bieten Schulungen wie Remote Leadership oder New Work Facilitator an, um diese Lücke zu schließen.

Selbstmanagement: Mitarbeiter*innen befähigen

Gleichzeitig müssen auch Mitarbeiter*innen befähigt werden, mit den neuen Alltags-Tools klarzukommen. Kaum etwas ist schädlicher für die Mitarbeiterbindung als Frustration. Weil im Alltag immer mehr solcher Tools hinzukommen, steigen auch die Herausforderungen für die Belegschaft. Durch Einholen von konkretem Feedback Deiner Mitarbeiter*innen zum Umgang mit den neuen Tools erfährst Du, wo es Handlungsbedarf für weitere Schulungen gibt.

Vor dem Hintergrund von Remote Work und Homeoffice wird zukünftig vor allem die Fähigkeit zum Selbstmanagement die sein, die den Erfolg von Unternehmen ausmacht. Es geht um Fragen der Selbstorganisation und Selbstmotivation. Es geht um die Fähigkeit, selbstverantwortlich persönliche Entscheidungen zu treffen, die mit den Zielen des Arbeitgebers in Einklang sind. Und zwar ohne, dass man sich im Büro von Angesicht zu Angesicht sieht. Auch der Umgang mit Konflikten läuft im virtuellen Raum anders ab als vor Ort. Kurzum: Selbstmanagement ist die Fähigkeit, effektiv und effizient zu arbeiten, und zwar unabhängig von Ort und Zeit. Auch das ist die Realität von New Normal.

Insgesamt verstärkt berufliche Weiterentwicklung das Gefühl, eine Perspektive im Unternehmen und für die eigene Karriere zu haben. Mitarbeiter*innen mit diesem guten Gefühl denken weniger an den Jobwechsel, sodass Wechselbereitschaft und Fluktuation sinken.

Methoden für bessere Kommunikation

Wie gute Kommunikation im Homeoffice funktionieren kann, haben wir im Beitrag “Bessere Kommunikation im Homeoffice: 5 Maßnahmen, damit die  Kommunikation nicht auf der Strecke bleibt” schon erläutert.

An dieser Stelle gibt es noch ein paar weitere Methoden, die Du in Eurem Unternehmen mal ausprobieren könntest. SCRUM hilft dabei, Dein Projektmanagement zu verbessern. Ebenso können die Getting-Things-Done Methode und Kanban Boards zur Verbesserung des Selbstmanagements Deiner Mitarbeiter*innen beitragen. Auch die Working-out-loud-Methode, kurz WOL, zieht immer größere Kreise und könnte einen Blick wert sein. Bosch, Bayer, die Deutsche Bahn, Merck und Vodafone schwören bereits auf diese Methode. Sie hilft unter anderem dabei, Beziehungen innerhalb des Unternehmens aufzubauen sowie neue Ideen und Perspektiven zu entwickeln.

Um den Austausch unter Mitarbeiter*innen und Teams zu stärken, eignen sich auch virtuelle Kaffeepausen oder Lunchdates. Tools wie Workdate bringen dabei einzelne Personen oder Teams aus dem Unternehmen nach dem Zufallsprinzip zusammen. Dabei ist von freiem Dialog bis zu vorab vorgegebenen Themen alles möglich. Und falls ihr auch die Geschäftsführung überzeugen könnt mitzumachen, bieten sich dadurch hervorragende Chancen zur Stärkung der Mitarbeiterbindung 🙂

Außenwirkung und Employer Branding

Genau genommen beginnt Mitarbeiterbindung schon weit vor dem ersten Arbeitstag. Der Grundstein liegt im Employer Branding und dem Wert der Arbeitgebermarke. Ab dem ersten Kontakt der Kandidaten zum möglichen Traumjob zählt für den Arbeitgeber jede Erfahrung, jeder Moment. Es ist die Candidate Experience, die von Anfang an mit darüber entscheidet, wie eng die Bindung zwischen Kandidat*in und Arbeitgeber werden kann. Im besten Fall ist diese Beziehung ein Geben und Nehmen. Langfristige und zufriedene Mitarbeiter*innen bleiben lieber und länger im Unternehmen als unglückliche. Sie zahlen unter anderem durch Mundpropaganda positiv auf die Arbeitgebermarke ein, was wiederum Vertrauen für weitere neue Arbeitsbeziehungen schafft. Die Kraft der Außenwirkung auf die Zufriedenheit Deiner Mitarbeiter*innen solltest Du in keinem Fall unterschätzen.

In Kürze findest Du hier im Blog Beispiele von Unternehmen, die bereits vollständig Remote arbeiten und deren Mitarbeiterbindung trotzdem hervorragend funktioniert. Stay tuned!

Virtuelles Kaffee-Roulette im Homeoffice

Zufällige Begegnungen am Kaffeeautomaten, gemeinsame Mittagspausen in der Kantine oder kurze Gespräche auf dem Flur – all das fällt zuzeit weg. Helft Euren Mitarbeitenden dabei, den persönlichen Kontakt zu KollegInnen aufrechtzuerhalten. Workdate wählt Teilnehmende nach dem Zufallsprinzip aus und organisiert virtuelle Kaffeepausen via Microsoft Teams, Zoom, Google Meet oder WebEx.

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