Att kollegor håller kontakten med varandra är bra både för organisationen i stort och för individen. Utbyte mellan avdelningar förebygger silotänkande, underlättar för information att spridas och bidrar till en bättre förståelse för organisationens processer.
Workdate kan konfigureras på en mängd olika sätt beroende på vad du vill uppnå. Oavsett om du vill organisera lunchroulett, jobbskuggning, mentorprogram eller videofika så fixar Workdate det automatiskt.
Personliga Workdates: Använd Workdate för att underlätta nätverkande mellan avdelningar, organisera luncher, fikaraster eller after-works. Läs mer →
Virtuella kaffepauser: Workdate kan användas för att ordna videoluncher och videofika. Perfekt om en organisation är spridd geografiskt eller vid långvarigt arbete hemifrån. Läs mer →
Jobbskuggning: Under en jobbskuggning får en kollega följa med en annan kollega och kolla över axeln under en dag. Ett populärt sätt att öka förståelsen för processer och rutiner. Läs mer →
Mentorskap: Workdate kan användas för att administrera och automatisera mentorskapsprogram Läs mer →
Matningen mellan användare sköts automatiskt av en algoritm som kan ställas in för att åstadkomma de flesta scenarion. Berätta gärna för oss om vad du vill åstadkomma i din organisation så ska vi nog kunna se till att anpassa Workdates matning till era behov.
Ja. Vi kan anpassa färger, fonter, bilder/logotyper efter era önskemål.
Förutom utseendet kan alla texter, inklusive registreringssida, epostkommunikation och kalenderinbjudningar helt anpassas efter era önskemål.
Ja. Workdate stödjer en rad olika språk. Användare väljer själva vilket språk Workdate ska kommunicera på.
Ja. Workdate kan användas på flera geografiska platser samtidigt. Matchningsalgoritmen tar användarens angivna geografiska plats i beaktande, och beroende på hur systemet konfigureras så kan den matcha kollegor med varandra från samma eller olika platser.
Vi tar datasäkerhet på största allvar och vi har implementerat en rad processer och åtgärder för att skydda våra kunders data. Workdate driftas hos Host Europe GmbH i Köln. Datacentret följer strikta tyska och europeiska datasäkerhetsföreskrifter och är ISO 27001-certifierat.
Ja. All data processas i enlighet med GDPR sedan det blev obligatoriskt den 25:e maj 2019.
Ja. Vi kan antingen använda vårt personuppgiftsbiträdesavtal i enlighet med artikel 28, eller, med förbehåll för granskning, ett avtal som ni föredrar. Att ingå avtal om databehandling är dock inte ett måste. Alternativt kan vi vara direkt ansvariga för databehandlingen.
Workdate är en ”software-as-a-service” och fungerar oberoende av IT-infrastruktur. Ingen integration behövs för att börja använda Workdate.
All dataöverföring sker krypterat (HTTPS/SSL). Kalenderinbjudningar skickas med e-post och är krypterade med TLS 1.2 och signerade med DKIM.
Självklart. Skicka ett meddelande till oss på team@workdate.com så skickar vi över dessa.
Inga problem. Vi delar gärna med oss av teknisk dokumentation som en del av er upphandlingsprocess.
Ja. Vi anlitar regelbundet en ansedd IT-säkerhetsfirma i Tyskland. Vi delar gärna med oss av deras utlåtande.
Från större organisationer brukar vi bli granskade av representanter från dessa, hittills med uteslutande positiva resultat. Workdate följer rådande dataskyddsregler och erbjuder användare positiva arbetsmiljöeffekter, så vi har hittills fått grönt ljus.
Självklart. Vi har under åren samlat på oss erfarenheter från utrullning av Workdate i både små och stora organisationer och vi delar gärna med oss av dessa inför och under era diskussioner med berörda parter.
Ja. Ni som beställare får tillgång till en online-dashboard där ni kan följa en rad mätpunkter i realtid:
Den här informationen syftar till att utvärdera Workdate kontinuerligt. All information är däremot avpersonaliserad och är således säker i termer om dataskydd. Anonymiteten brukar vara ett krav från många organisationer.
All data uppdateras en gång per timme. Det betyder att du kan övervaka användning nästan i realtid.
Ja. Inga problem. Vi kan ge upp till tio användare tillgång.
Vi får massor med positiv feedback från våra kunder och från användare. Du kan läsa mer bland kundberättelserna.
Vår mjukvara används av över 120 företag och organisationer i privat- och offentlig sektor. Några exempel: E.ON, KPMG, Porsche, Fresenius, Deutsche Bahn, METRO, WDR, Targobank, AXA, Jägermeister, Biotest, Helsana, och ERGO.
Workdate används av både stora och små organisationer. Vi har inget minsta krav, men vi rekommenderar Workdate till organisationer på 100+ personer.
Så gärna så. Skicka ett mail till oss på team@workdate.com, så ska vi introducera dig till några av våra glada kunder.
Självklart! Ni är varmt välkomna att testa Workdate i två månder helt gratis och utan motkrav. Testa alla funktioner och med hur många användare du vill. Skicka ett mail till oss på team@workdate.com, så pratar vi om saken.
Vi sätter upp Workdate med full funktionalitet och gör anpassningar efter era önskemål. Sen bjuder ni in era kollegor att delta i testet. Målet är att ni ska kunna skapa er en uppfattning om huruvida Workdate passar er organisation. Genom hela testperioden finns vi tillhands, gör eventuella korrigeringar och utvärderar hur det går. Efter testperioden fattar ni beslut om ni vill fortsätta använda Workdate.
Ja, helt och hållet. Samarbetet förlängs inte automatiskt. Vi vill att ni ska testa Workdate ordentligt och riskfritt så att ni blir vår kund endast om ni är 100% nöjda.
Så gärna. Skicka bara ett mail till team@workdate.com eller boka ett demomöte.
Ja. Du hittar en demo här: https://try.workdate.com. Där kan du gå igenom en användares registreringsprocess och få en testinbjudan för en lunchträff. Innehållet och utformningen är bara ett exempel och kan anpassas efter era önskemål, grafisk profil etc.
Kostnaden är baserad på antalet användare, servicenivå och hur pass mycket ni anpassar Workdate. Vi erbjuder Workdate gratis upp till en viss nivå av användning. Be om en icke-bindande offert här.
Lite beroende på organisationens storlek och internkultur så kan man förvänta sig 30-40% i mindre organisationer och 10-20% i större. Vi ställer så klart upp och hjälper till med att marknadsföra Workdate internt hos er om ni vill.
Workdate känner av om en registrerad e-postadress inte längre är aktiv, och användaren tas då automatiskt bort från systemet.
Det beror på hur mycket anpassningar ni vill göra. Om ni använder Workdate utan större anpassningar så är det ingen startkostnad. Och naturligtvis så är det ingen startkostnad om ni inte väljer att fortsätta efter testperioden som ju är gratis.
Ni kan välja själva om ni vill ha månads-, års- eller tvåårskontrakt. Uppsägningstiden är alltid en månad innan periodens slut
I de flesta fall följer vi ett enkelt tre-stegs-program.
1. Ok från IT- och juristavdelningen
I större organisationer krävs ofta ett ok från dataskyddsombudet, ansvarig för IT-säkerhet och eventuellt också facklig representant. Normalt är detta inte något problem. Efter det så sluter vi ett samarbetsavtal. Avtalet kanske behöver godkännas av jurist- och inköpsavdelningen.
2. Anpassningar
Paralellt med första steget anpassar vi Workdate efter era önskemål. Ni avgör vilka moduler ni vill använda och för vilket syfte, vilka avdelningar och kontor som ska delta samt ändrar registreringssidans utseende enligt er grafiska profil. Sen kan det vara bra att testa systemet i en mindre grupp.
3. Intern marknadsföring
När allt är godkänt och systemet är anpassat och testat är det dags att bjuda in kollegorna. Mailinglistor, nyhetsbrev och intranät är vanliga kanaler för detta. Vi hjälper gladeligen till med informationsmaterial och bästa praxis från våra andra kunder.
De två första månaderna med Workdate är helt gratis. Denna period brukar vara tillräckligt för att utvärdera systemet och påvisa att det tillför värde till organisationen.
Nästan ingen tid alls. Workdate är byggt för att tuffa på helt automatiskt och inget manuellt arbete krävs.
Lätt som en plätt. Man går med en gång genom registreringssidan och anger sina preferenser. Efter det sker all interaktion med Workdate via e-post och vanliga kalenderinbjudningar. Det är ju verktyg som de flesta redan behärskar, så vidare förklaring brukar inte behövas.
Nej. Workdate är en så kallad software-as-a-service (SaaS) och driftas på våra servrar. Varken du som beställare eller dina kollegor behöver installera någonting. Allt man behöver är en webbläsare och tillgång till e-post.
Ja. Det enda kravet är att användarna har en e-post-app som kan ta emot kalenderinbjudningar.
Ja, alla kan logga in på sin användarprofil och ändra inställningar och preferenser när som helst.
Ja, alla kan avaktivera, återaktivera och ta bort sina profiler när som helst.
Ja. Vi sätter stor vikt vid personlig kontakt med våra kunder och alla har en egen kontaktperson som står tillhands att hjälpa till.
Ja, vi hjälper självklart till med det. Vi finns tillgängliga för frågor från dina kollegor och tillhandahåller allt material de önskar.
Så gärna. Vi tillhandahåller informationsmaterial, visar bästa praxis och exempel och hjälper till med att planera intern marknadsföring.
Ni är varmt välkomna att höra av er till oss på team@workdate.com, via chat, eller telefon (073-9699500). Vi ser fram emot att pratas vid!