Allgemeine Geschäftsbedingungen
Die nachfolgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung „Workdate" der Workdate GmbH. Sie informieren über die wesentlichen Bedingungen unserer Leistungserbringung. Im Einzelfall geschlossene Verträge zwischen der Workdate GmbH und dem jeweiligen Kunden haben Vorrang vor diesen AGB.
1. Geltungsbereich
Diese AGB gelten für alle Geschäftsbeziehungen zwischen der Workdate GmbH, Hesselbarthstraße 36a, 59555 Lippstadt, Deutschland (im Folgenden „Workdate") und dem jeweiligen Kunden (im Folgenden „Kunde"), soweit nicht durch individuelle Vereinbarung abweichend geregelt. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn Workdate ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.
2. Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung
Workdate ist eine Software-as-a-Service-Plattform (SaaS), die Unternehmen dabei unterstützt, die interne Vernetzung ihrer Belegschaft zu fördern. Die Plattform bringt berechtigte Nutzer nach dem Zufallsprinzip zusammen und lädt sie per Kalendereinladung zu gemeinsamen (Video-)Treffen ein. Ziel ist die Verbesserung des Austauschs und der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.
Der Leistungsumfang umfasst insbesondere:
- Bereitstellung der Applikation Workdate als webbasierte SaaS-Lösung
- Erstellung und Betrieb einer kundenspezifischen Registrierungsseite
- Automatisiertes Matching und Terminfindung für die Nutzer
- Einladung der Nutzer via E-Mail und Kalendereintrag
- Einrichtung von Videokonferenzen
- Zugang zu einem Onlinereporting mit nicht-personenbezogenen Statistiken und Auswertungen
- Individualisierung der Plattform (CI-Anpassungen, eigene URL, Textanpassungen, Farbwahl)
Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweils zwischen Workdate und dem Kunden geschlossenen individuellen Vertrag bzw. Angebot.
3. Vertragsschluss
Ein Vertrag zwischen Workdate und dem Kunden kommt durch beidseitige Unterzeichnung eines individuellen Vertragsdokuments durch vertretungsberechtigte Personen zustande. Die Unterzeichnung kann auch durch Austausch unterzeichneter Kopien per E-Mail oder Post sowie durch elektronische Signatur erfolgen.
4. Kostenfreie Pilotphase
Workdate bietet Kunden die Möglichkeit, die Plattform im Rahmen einer kostenfreien und unverbindlichen Pilotphase zu testen. Die Pilotphase beginnt mit Bereitstellung des Zugangs und endet automatisch nach Ablauf des vereinbarten Zeitraums, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Vor oder während der Pilotphase unterbreitet Workdate dem Kunden ein Angebot mit kostenpflichtigen Vertragsoptionen. Entscheidet sich der Kunde für eine kostenpflichtige Nutzung, wird das Vertragsverhältnis zu den im Angebot festgelegten Konditionen fortgeführt.
5. Nutzungsrechte
Workdate gewährt dem Kunden und seinen berechtigten Nutzern ein zeitlich auf die Vertragslaufzeit beschränktes, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur Nutzung der Plattform. Berechtigte Nutzer sind Mitarbeitende des Kunden sowie mit dem Kunden verbundene Unternehmen gemäß den jeweils anwendbaren gesellschaftsrechtlichen Bestimmungen.
Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform ausschließlich vertragsgemäß zu nutzen und nur berechtigten Personen zur Nutzung zur Verfügung zu stellen. Eine Weitergabe von Zugangsdaten an unbefugte Dritte ist untersagt.
6. Vergütung und Zahlungsbedingungen
Die Vergütung richtet sich nach dem individuell vereinbarten Angebot. Workdate rechnet auf Basis aktiver Nutzer ab – das bedeutet, es werden nur Nutzer berechnet, die tatsächlich teilnehmen und das Angebot aktiv nutzen. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils gesetzlich geltenden Umsatzsteuer.
Die Rechnungsstellung erfolgt per E-Mail an eine vom Kunden bereitgestellte Adresse. Rechnungen sind innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt fällig.
Im Verzugsfall ist Workdate berechtigt, nach vorheriger Fristsetzung und Ankündigung den Zugang des Kunden zu sperren. Der Kunde bleibt in diesem Fall zur Zahlung der vereinbarten Vergütung zuzüglich etwaiger Verzugszinsen verpflichtet. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen der §§ 286, 288 BGB.
7. Vertragslaufzeit und Kündigung
Die Vertragslaufzeit ergibt sich aus dem individuellen Angebot. Wird der Vertrag nicht fristgerecht gekündigt, verlängert er sich automatisch um den jeweils vereinbarten Zeitraum. Die Kündigungsfristen werden im jeweiligen Vertrag festgelegt.
Das Recht beider Vertragspartner zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Die Kündigung hat in Textform (z. B. per E-Mail) zu erfolgen. Mit Wirksamwerden der Kündigung wird der Account des Kunden gelöscht.
8. Verfügbarkeit und Service Level
Workdate gewährleistet eine Verfügbarkeit der Plattform von 99 % im Jahresmittel. Ausgenommen sind Zeiten, die auf höhere Gewalt, Verschulden Dritter oder geplante Wartungsarbeiten zurückzuführen sind.
Geplante Wartungsarbeiten werden soweit möglich außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, 9:00–18:00 Uhr) durchgeführt und bei absehbarer Unterbrechung von mehr als 30 Minuten mindestens 24 Stunden im Voraus per E-Mail angekündigt.
9. Support und Betreuung
Jedem Kunden wird ein persönlicher Customer-Success-Manager zugewiesen, der den Kunden von der Einrichtung über den Go-Live bis in den laufenden Betrieb begleitet. Der Support ist werktags zwischen 9:00 und 18:00 Uhr per E-Mail und Telefon erreichbar. Anfragen werden innerhalb eines Werktages bearbeitet.
Zum Leistungsumfang gehören darüber hinaus die Unterstützung bei der Integration in bestehende Systeme (z. B. Microsoft Teams, SSO via SAML 2.0), die Bereitstellung von Best Practices und Marketing-Unterlagen für die interne Kommunikation, sowie Unterstützung bei der Abstimmung mit Betriebsrat, Datenschutz und IT-Security.
10. Mitwirkungspflichten des Kunden
Der Kunde ist verpflichtet, einen qualifizierten Ansprechpartner nebst Stellvertreter zu benennen. Änderungen sind Workdate unverzüglich mitzuteilen.
Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen zu nutzen und Workdate unverzüglich über Missbrauch, Sicherheitsvorfälle oder den Verdacht einer Gefährdung der Daten- und Informationssicherheit zu informieren. Die technischen Voraussetzungen für die Nutzung der Plattform hat der Kunde selbst sicherzustellen.
11. Datenschutz und Informationssicherheit
Der Schutz personenbezogener Daten hat für Workdate höchste Priorität. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet (Rechenzentren von Hetzner). Die Verarbeitung erfolgt in voller Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Mit jedem Kunden wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Workdate verfügt über ein etabliertes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS), das technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten umfasst. Regelmäßige Sicherheitsaudits, Penetrationstests und Schwachstellenanalysen sind fester Bestandteil unserer Sicherheitsstrategie.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
12. Vertraulichkeit
Beide Vertragspartner verpflichten sich, vertrauliche Informationen des jeweils anderen Partners nicht ohne ausdrückliche Zustimmung an Dritte weiterzugeben und nur für vertraglich vereinbarte Zwecke zu verwenden. Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort.
13. Gewährleistung
Workdate leistet Gewähr nach den gesetzlichen Vorschriften. Bei Störungen der Systemverfügbarkeit, die zu einem Totalausfall führen und innerhalb der Supportzeiten gemeldet werden, stellt Workdate eine Reaktionszeit von vier Stunden für den Beginn der Entstörung sicher. Bei leichteren Fehlern erfolgt die Reaktion innerhalb eines Werktages.
Der Kunde ist verpflichtet, Störungen unverzüglich nach Bekanntwerden zu melden und Workdate bei der Fehleridentifizierung in angemessenem Umfang zu unterstützen.
14. Haftung
Workdate haftet uneingeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Workdate nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), wobei die Haftung auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt ist.
Während der kostenfreien Pilotphase haftet Workdate nur für Schäden aus Vorsatz, grober Fahrlässigkeit und Arglist. Dies gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
Der Kunde haftet für alle Aktivitäten, die unter Verwendung seines Accounts vorgenommen werden, sofern er den Missbrauch zu vertreten hat.
15. Geistiges Eigentum
Alle Rechte an der Plattform Workdate, einschließlich Urheberrechte, Markenrechte und sonstige Schutzrechte, verbleiben bei der Workdate GmbH. Der Kunde erwirbt durch den Vertrag ausschließlich das in diesen AGB beschriebene Nutzungsrecht. Eine Vervielfältigung, Dekompilierung oder Weiterverbreitung der Software oder Teilen davon ist ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung von Workdate nicht gestattet.
16. Änderungen der AGB
Workdate behält sich vor, diese AGB mit angemessener Vorankündigung anzupassen, sofern dies aufgrund geänderter Rechtslagen, technischer Weiterentwicklungen oder Änderungen des Leistungsumfangs erforderlich ist. Über wesentliche Änderungen werden Kunden rechtzeitig in Textform informiert. Widerspricht ein Kunde den geänderten AGB nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang, gelten die geänderten AGB als akzeptiert.
17. Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB ist Paderborn, sofern der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.
Im Falle von Widersprüchen zwischen diesen AGB und einem individuell geschlossenen Vertrag haben die Regelungen des individuellen Vertrags Vorrang.
Stand: März 2026