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Häufig gestellte Fragen

Flexibles System

Eine gute Vernetzung der Belegschaft ist sowohl für Ihr Unternehmen als auch für jeden einzelnen Mitarbeiter vorteilhaft. Der Austausch zwischen Abteilungen beugt Silodenken vor, verbessert den Informationsfluss und trägt zu einem besseren Verständnis für die Abläufe im Unternehmen bei.

Workdate ist modular aufgebaut und bietet Ihnen eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten. Ganz gleich ob Sie Ihren Mitarbeitern ein Lunch-Roulette, Job Shadowing oder Mentoring-Programm anbieten möchten – Workdate macht dies ohne viel Aufwand möglich.

Workdate: Dieses Modul vernetzt Ihre Mitarbeiter bei abteilungsübergreifenden Mittagessen, Kaffeepausen oder After-Work-Treffen. Mehr erfahren →

Job Shadowing: Dieses Modul ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Kollegen aus anderen Abteilungen einen Tag lang über die Schulter zu schauen. Mehr erfahren →

Mentoring: Dieses Modul unterstützt Ihre Mitarbeiter bei der Suche nach einem passenden Mentor oder Mentee. Mehr erfahren →

Video Networking: Dieses Modul ermöglicht es Ihren Mitarbeitern per Video an einem Mittagessen oder einer Kaffeepause teilzunehmen. Mehr erfahren →

Das Matching wird von einem Algorithmus gesteuert. Dieser kann so modifiziert werden, dass sich die meisten Szenarien damit abbilden lassen. Schreiben Sie uns Ihr Vorhaben und wir besprechen gemeinsam wie dieses umgesetzt werden kann.

Ja. Wir können z. B. Ihr Farbschema, Ihre Schriftart sowie Ihr Logo / Ihre Grafiken verwenden.

Neben dem Design können sämtliche Texte der Registrierungsseite, der E-Mail-Kommunikation und der Kalendereinladungen beliebig angepasst werden.

Ja. Workdate unterstützt eine Vielzahl von Sprachen. Bei der Registrierung kann angegeben werden, auf welcher Sprache die weitere Kommunikation erfolgen soll.

Ja. Workdate kann problemlos an mehreren Standorten eingesetzt werden. Der Matching-Algorithmus berücksichtigt die Standortwahl der Teilnehmer und kann diese je nach Präferenz standortintern oder standortübergreifend vernetzen.

Hoher Datenschutz

Wir legen großen Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten und stellen dies durch eine Reihe von Prozessen und Maßnahmen sicher. Unsere Anwendung wird bei der Host Europe GmbH in Köln gehostet. Das Rechenzentrum entspricht strengen deutschen und europäischen Datenschutzrichtlinien und ist ISO 27001 zertifiziert.

Ja! Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die ab dem 25. Mai 2018 für alle Datenverarbeiter verpflichtend ist.

Ja. Wir können dazu entweder unseren Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO nutzen, oder, nach vorheriger Prüfung, auch Ihren AV-Vertrag als Grundlage nehmen. Der Abschluss eines AVVs ist allerdings kein Muss. Alternativ können wir auch direkt gegenüber Ihren Mitarbeitern datenschutzrechtlich verantwortlich sein.

Workdate arbeitet unabhängig von Ihrer IT-Infrastruktur und benötigt keine Schnittstelle zu Ihren Systemen.

Sämtliche Datenübertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (HTTPS / SSL). Kalendereinladungen, die via E-Mail verschickt werden, sind mit TLS 1.2 verschlüsselt und werden nach dem DKIM-Verfahren von uns signiert.

Selbstverständlich. Schreiben Sie uns eine E-Mail an team@workdate.com und wir schicken Ihnen die Liste zu.

Kein Problem. Wir stellen Ihnen im Rahmen der internen Prüfung gerne eine Abbildung unserer Systemarchitektur zur Verfügung.

Ja. Wir lassen regelmäßig Penetration-Tests von einem renommierten deutschen IT-Security-Unternehmen durchführen. Die Ergebnisse stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Die Zusammenarbeit mit diesen drei Instanzen verläuft stets problemlos. Da Workdate datenschutzrechtlich einwandfrei arbeitet und Ihren Mitarbeitern zudem einen individuellen Mehrwert bietet, haben wir bislang immer grünes Licht bekommen.

Natürlich. Viel haben viel Erfahrung mit den Freigabeprozessen bei kleineren und größeren Unternehmen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung und Durchführung von Gesprächen mit Ihrem BR, dem Datenschutz und der IT.

Detaillierte Auswertung

Ja. Sie erhalten Zugang zu einem Online-Dashboard, in dem Sie folgende Informationen in Echtzeit einsehen können:

  • Gesamtzahl der Teilnehmer
  • Zahl der aktiven Nutzer
  • Anzahl stattgefundener Treffen (Workdates, Job Shadowings, Mentoring-Treffen)
  • Zu- und Absageraten
  • Profillöschungen und Deaktivierungen im Zeitverlauf
  • Verteilung der Teilnehmer auf die einzelnen Module
  • Und vieles mehr

Die Daten werden einmal stündlich aktualisiert. Sie können die Entwicklung somit fast in Echtzeit verfolgen.

Ja, das ist kein Problem. Wir können Ihnen bis zu 10 Nutzerzugänge einrichten.

Zufriedene Kunden

Wir erhalten viel positives Feedback von Unternehmensvertretern und teilnehmenden Mitarbeitern. Werfen Sie gerne einen Blick in die Erfahrungsberichte unserer Kunden.

Unsere Software wir von über 100 Unternehmen aus dem privaten und öffentlichen Sektor genutzt. Zu unseren Kunden zählen Unternehmen wir Fresenius, Deutsche Bahn, METRO, WDR, Targobank, AXA, Jägermeister, Biotest, Helsana und ERGO.

Workdate wird sowohl von großen Konzernen als auch von kleineren mittelständischen Unternehmen eingesetzt. Eine formale Mindestgröße gibt es zwar nicht, wir empfehlen allerdings einer Mitarbeiterzahl von 100+.

Sehr gerne. Schreiben Sie uns eine Nachricht an team@workdate.com und wir stellen den Kontakt zu den gewünschten Kunden her.

Kostenlose Testphase

Na klar! Sie können Workdate zwei Monate lang unverbindlich und kostenlos testen – und zwar mit allen Funktionen und unbegrenzter Nutzerzahl. Schicken Sie uns einfach eine E-Mail an team@workdate.com und wir besprechen alles Weitere.

Wir richten das System mit vollem Funktionsumfang für Sie ein und passen es bereits in der Testphase an Ihre individuellen Bedürfnisse an. Anschließend laden Sie Ihre Mitarbeiter zur Teilnahme ein. Ziel ist es, dass Sie sich in den zwei Monaten ein umfassendes Bild von unserem System machen und anschließend eine gute Entscheidungsgrundlage haben. Während der gesamten Zeit stehen wir in engem Austausch, nehmen eventuelle Anpassungen vor und beurteilen gemeinsam die Entwicklung. Nach Ablauf der Testphase entscheiden Sie, ob Sie Workdate weiterhin nutzen möchten.

Ja. Die Testphase ist komplett kostenlos und unverbindlich. Die Zusammenarbeit verlängert sich nicht automatisch. Wir wollen, dass Sie Workdate ohne Risiko ausgiebig testen und nur dann verlängern, wenn Sie 100%ig zufrieden sind.

Sehr gerne! Schicken Sie eine E-Mail an team@workdate.com oder buchen Sie hier einen Termin.

Ja. Unter https://demo.workdate.com finden Sie eine Demo des Moduls „Workdate“. Hier können Sie den Registrierungsprozess durchspielen und anschließend Testeinladungen zu Mittagessen erhalten. Inhalt und Design dieser Seite sind lediglich Beispiele und werden später an Ihre Bedürfnisse angepasst.

Faire Preise

Die Kosten berechnen sich anhand der Zahl der aktiven Nutzer, dem Servicelevel sowie dem Umfang der Individualisierung. Alle drei Bestandteile gibt es in einer kostenlosten Basisvariante, sodass Sie Workdate in eingeschränktem Umfang sogar gratis nutzen können. Fordern Sie hier ein unverbindliches Angebot an.

Abhängig von der Unternehmensgröße und Kultur, melden sich bei kleineren Unternehmen erfahrungsgemäß 30–40 % der eingeladenen Mitarbeiter an. Bei größeren Unternehmen liegt diese Quote bei 10–20 %. Gerne unterstützen wir Sie bei der internen Bekanntmachung von Workdate.

Ein Nutzer gilt dann als „aktiv“, wenn er regelmäßig mit einer Zu- oder Absage auf die Workdate-Einladungen reagiert. Mitarbeiter, die zwar registriert sind, aber das System nicht regelmäßig nutzen, werden nicht in Rechnung gestellt. Die Anzahl der registrierten und aktiven Nutzer können Sie jederzeit in Ihrem Online-Dashboard einsehen.

Sobald ein registrierter Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt und seine E-Mail-Adresse zentral deaktiviert wird, erkennt unser System dies. Sein Workdate-Zugang wird automatisch gelöscht.

Ob eine Einrichtungsgebühr anfällt, hängt vom Umfang der Individualisierung des Systems ab. Falls Sie Workdate in der Basisvariante nutzen und nur leichte Anpassungen vornehmen wollen, ist die Einrichtung kostenlos. Eine mögliche Einrichtungsgebühr fällt übrigens erst an, wenn die Zusammenarbeit nach der kostenlosen Testphase verlängert wird.

Sie können zwischen einer Vertragslaufzeit von einen und zwölf Monaten wählen. Die Kündigungsfrist beträgt immer vier Wochen zum Vertragsende. Falls Sie sich für eine zwölfmonatige Laufzeit entscheiden, gewähren wir Ihnen einen Rabatt in Höhe von 10%.

Geringer Aufwand

Der Einrichtungsprozess besteht meistens aus drei Schritten

  1. Technische und rechtliche Freigabe

    In vielen Fällen werden Sie das „Go“ von Ihrem Datenschutzbeauftragten, der IT-Security und dem Betriebsrat benötigen. Anschließend setzen wir einen Dienstvertrag auf, der die Zusammenarbeit regelt. Dieser muss eventuell noch vom Einkauf abgesegnet werden.
  2. Anpassung des Systems

    Parallel zum ersten Schritt, arbeiten wir an der individuellen Anpassung des Systems. Wir besprechen, welche Module Sie zu welchem Zweck einsetzen möchten, legen teilnehmende Standorte und Abteilungen fest und passen die Registrierungsseite an Ihr Corporate Design an. Anschließend testen wir die Funktionalität in einer kleinen Runde.
  3. Interne Bekanntmachung

    Nachdem alle Freigaben vorliegen und das System konfiguriert und getestet wurde, können Sie mit der internen Bekanntmachung beginnen und Ihre Mitarbeiter zur Teilnahme einladen. Viele Unternehmen nutzen Mailinglisten, den Newsletter oder das Intranet, um auf Workdate aufmerksam zu machen. Wir unterstützen Sie gerne mit Infomaterial und Best Practice Beispielen.

    Jede Workdate-Einführung beginnt mit einer zweimonatigen kostenlosen Testphase. In dieser Zeit evaluieren Sie, ob das System den gewünschten Mehrwert bringt und von Ihren Mitarbeitern aktiv genutzt wird.

Der Arbeitsaufwand im laufenden Betrieb tendiert gegen Null. Das System ist so konstruiert, dass sämtliche Prozesse automatisch ablaufen und keinerlei manuelle Aufgaben anfallen.

Einfache Bedienung

Workdate ist ein extrem einfach zu bedienendes System. Nach einmaliger Anmeldung auf einer Registrierungsseite im Internet, läuft der gesamte Prozess via E-Mails und Kalendereinladungen ab. Wir nutzen somit ein Medium, das Ihren Mitarbeitern bestens vertraut ist und keinerlei Erklärung bedarf.

Nein. Workdate ist eine so genannte Software as a Service (SaaS) und wird auf unseren Servern gehostet. Weder Sie noch Ihre Mitarbeiter müssen eine Software oder App installieren.

Ja, das ist problemlos möglich. Die einzige Voraussetzung ist, dass Ihre Mitarbeiter ein E-Mail-App installiert haben und damit Kalendereinladungen empfangen können. Das dürfte bei allen Teilnehmern der Fall sein.

Ja. Jeder Teilnehmer kann sich in sein Nutzer-Profil einloggen und Änderungen an seinen Einstellungen und Präferenzen vornehmen.

Ja. Jeder Teilnehmer kann sein Nutzer-Profil jederzeit deaktivieren oder komplett löschen.

Erstklassiger Support

Ja. Wir legen großen Wert auf eine enge und persönliche Beziehung zu unseren Kunden. Ihnen steht ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung, der Sie mit Rat und Tat unterstützt.

Ja. Wir begleiten den gesamten Einführungsprozess, stehen Ihren Kollegen Rede und Antwort und stellen alle notwendigen Informationen zur Verfügung.

Na klar. Wir stellen Ihnen Infomaterial zur Verfügung, zeigen Ihnen Best Practice Beispiele und planen gemeinsam die internen Vermarkungsmaßnahmen.

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